TABLE DES MATIERES
- Qu'est-ce qu'un groupe de clients ?
- Quand et comment créer un groupe de clients ?
- Recherche de dossiers par groupe de clients dans le moniteur de clients actifs
- Supprimer ou ajouter des dossiers ou des collaborateurs de bureau
Qu'est-ce qu'un groupe de clients ?
Un groupe de clients est un ensemble de dossiers clients que vous regroupez afin d'affecter des collaborateurs de bureau à tous ces dossiers en même temps. De cette manière, vous ne devez pas organiser l'accès dossier par dossier.
Quand et comment créer un groupe de clients ?
Lors de l'activation d'un dossier, il est conseillé de l'attribuer immédiatement à un groupe de clients, sinon le dossier n'est accessible qu'aux collaborateurs ayant le profil 'admin' et au gestionnaire du dossier.
Toutefois, vous pouvez affecter un dossier à un groupe de clients à tout moment.
Si plusieurs collaborateurs de bureau doivent pouvoir modifier le dossier, plusieurs possibilités s'offrent à vous. Vous pouvez :
- attribuer le profil "admin" à tous les employés (voir FAQ Profils pour les collaborateurs du bureau et accès aux listes de travail), ou
- ajouter tous les collaborateurs au dossier via l’écran de configuration, onglet Gestionnaire de dossier, ou
- créer un groupe de clients, assigner le dossier à ce groupe de clients et ajouter tous les collaborateurs de bureau concernés au groupe de clients, ou
- créer un groupe de collaborateurs, y ajouter tous les collaborateurs concernés et ajouter le groupe de collaborateurs au groupe de clients.
Important : un dossier ne peut faire partie que d'un seul groupe de clients.
Seuls les employés ayant un profil "Admin" peuvent ajouter un dossier (déjà activé) à un groupe de clients.
- Rendez-vous sur Bureau/Paramètres
- Sélectionnez l'onglet Groupes de clients
- Cliquez sur "Nouveau groupe" ou sélectionnez le groupe de clients souhaité dans la colonne de gauche.
- Cliquez sur le champ "Dossiers". Dans la liste déroulante, vous trouverez tous les dossiers activés.
- Sélectionnez le dossier que vous souhaitez ajouter.
- Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder le groupe de clients ou vos modifications.
Nom du groupe de clients : ce champ est obligatoire. Vous êtes libre de choisir un nom, mais si vous créez plusieurs groupes de clients, donnez-leur de préférence des noms différents (exemples : général, bureau, tout le monde, ...).
Adresse e-mail : l'adresse e-mail est utilisée pour toute communication vers et à partir d’un dossier auquel aucun gestionnaire de dossier n'a été attribué. Si vous n'indiquez rien ici, l'adresse e-mail du bureau général sera utilisée.
Dossiers : sélectionnez les fichiers que vous souhaitez attribuer à ce groupe de clients. Un fichier ne peut être attribué qu'à un seul groupe de clients.
Collaborateurs : sélectionnez les employés que vous souhaitez affecter à ce groupe de clients. Un employé peut être affecté à plusieurs groupes de clients.
Groupe de collaborateurs : sélectionnez les groupes d'employés à affecter à ce groupe de clients. Un groupe de collaborateurs peut être affecté à plusieurs groupes de clients.
Recherche de dossiers par groupe de clients dans le moniteur de clients actifs
Après avoir créé un groupe de clients et y avoir ajouté des dossiers, vous pouvez filtrer par groupe de clients dans le moniteur de clients actif. Cela vous permet
- de vérifier si vous avez ouvert les bons dossiers pour les collaborateurs de bureau concernés
- d'utiliser votre sélection pour envoyer une communication générale,
- d'utiliser votre sélection pour l’exporter vers Excel ou l’éditer en masse.
Vous pouvez utiliser le filtre "groupes de clients" sans filtre supplémentaire ou en combinaison avec d'autres champs de filtre.
Supprimer ou ajouter des dossiers ou des collaborateurs de bureau
Pour supprimer un dossier d'un groupe de clients ou l'ajouter à un groupe de clients (différent), vous pouvez
- Utiliser le filtre pour accéder au groupe de clients et supprimer ou ajouter le dossier (si le dossier appartenait déjà à un autre groupe de clients, il en sera retiré).
- Après avoir ouvert un dossier, cliquer sur l'écran de configuration de ce dossier et, dans l'onglet Groupe de clients, ajouter/modifier/supprimer le groupe de clients.
- Après avoir ouvert un dossier, dans les paramètres du dossier, ajoutez/modifiez/supprimez le groupe de clients dans l'onglet « Dossier et données client ».
Pour supprimer ou ajouter un collaborateur d'un groupe de clients à un groupe de clients (différent) :
- Rendez-vous sur Bureau/Paramètre, onglet "Collaborateurs".
- Sélectionnez le collaborateur concerné.
- Sous "Actions", cliquez sur l'icône crayon "Modifier un collaborateur".
- Dans la fenêtre popup, dans le champ "Groupes de clients", supprimez ou ajoutez le groupe de clients en question.
