INHOUDSOPGAVE
- Wat is een klantengroep?
- Wanneer en hoe creëer je een klantengroep?
- Dossiers opzoeken via klantengroep in de actieve klantenmonitor
- Dossiers of medewerkers verwijderen of toevoegen
Wat is een klantengroep?
Een klantengroep is een groep van verschillende klantendossiers die je samenbrengt om dan aan al die dossiers tegelijk medewerkers toe te kennen. Zo hoef je de toegang niet dossier per dossier te regelen.
Wanneer en hoe creëer je een klantengroep?
Bij het activeren van een dossier is het aangewezen om het onmiddellijk toe te wijzen aan een klantengroep, anders is het dossier enkel toegankelijk voor medewerkers met het ‘admin’ profiel en voor de dossierbeheerder.
Je kan een dossier echter op elk moment aan een klantengroep toekennen.
Als meerdere kantoormedewerkers het dossier moeten kunnen bewerken, heb je verschillende mogelijkheden. Je kan:
- aan alle medewerkers het ‘admin’ medewerkersprofiel toekennen (zie FAQ Profielen voor kantoormedewerkers en toegang tot werklijsten), of
- alle medewerkers toevoegen aan het dossier via configuratiescherm, tabblad dossierbeheerder, of
- een klantengroep aanmaken, het dossier toewijzen aan deze klantengroep en alle betrokken medewerkers toevoegen aan de klantengroep, of
- een medewerkersgroep aanmaken, alle betrokken medewerkers toevoegen aan de medewerkersgroep en de medewerkersgroep toevoegen aan de klantengroep
Belangrijk: een dossier kan slechts deel uitmaken van één klantengroep.
Alleen medewerkers met een ‘admin profiel’ kunnen een (reeds geactiveerd) dossier toevoegen aan een klantengroep.
- Ga naar Kantoor/Instellingen
- Selecteer het tabblad Klantengroepen
- Klik op “Nieuwe groep” of selecteer de gewenste klantengroep in de linkerkolom
- Klik in het veld “Klantendossiers”. In de dropdown-lijst vind je alle geactiveerde dossiers.
- Selecteer het dossier dat je wil toevoegen
- Klik “Opslaan” om de klantengroep of je wijzigingen op te slaan
Naam klantengroep: dit is een verplicht veld. Je mag vrij een naam kiezen, maar als je meerdere klantengroepen aanmaakt, geef je ze bij voorkeur verschillende namen (voorbeelden: algemeen, kantoor, iedereen, ...).
E-mailadres: het e-mailadres wordt gebruikt voor alle communicatie van en naar een dossier waar geen dossierbeheerder aan werd toegekend. Als je hier niets invult, wordt het algemene kantoormailadres gebruikt.
Klantendossiers: selecteer de dossiers die je wil toewijzen aan deze klantengroep. Een dossier kan maar aan één klantengroep toegewezen worden.
Medewerkers: selecteer de medewerkers die je wil toewijzen aan deze klantengroep. Een medewerker kan aan meerdere klantengroepen toegewezen worden.
Medewerkersgroep: selecteer de medewerkersgroepen om ze toe te wijzen aan deze klantengroep. Een medewerkersgroep kan aan meerdere klantengroepen toegewezen worden.
Dossiers opzoeken via klantengroep in de actieve klantenmonitor
Nadat je een klantengroep hebt aangemaakt en er dossiers hebt aan toegevoegd, kan je in de actieve klantenmonitor filteren op een klantengroep. Zo kan je:
- nagaan of je de juiste dossiers hebt opengezet voor de betrokken kantoormedewerkers
- je selectie gebruiken om een algemene communicatie uit te sturen,
- je selectie gebruiken om ze te exporteren naar Excel of in bulk te bewerken.
Je kan de filter “klantengroepen” gebruiken zonder bijkomende filters of in combinatie met andere filtervelden.
Dossiers of medewerkers verwijderen of toevoegen
Om een dossier uit een klantengroep te verwijderen of toe te voegen aan een (andere) klantengroep, kan je:
- Via de filter de klantengroep oproepen en er het dossier uit verwijderen of aan toevoegen (als het dossier al tot een andere klantengroep behoorde, zal het daaruit verwijderd worden)
- Na het openen van een dossier, het configuratiescherm van dat dossier aanklikken en op het tabblad Klantengroep de klantengroep toevoegen/wijzigen/verwijderen
- Na het openen van een dossier in de dossierinstellingen van dat dossier de klantengroep toevoegen/wijzigen/verwijderen bij de Dossier- en klantgegevens
Om een medewerker uit een klantengroep te verwijderen of toe te voegen aan een (andere) klantengroep:
- Ga naar Kantoor/Instelling, tabblad Medewerkers
- Selecteer de bewuste medewerker
- Klik bij “Acties” op het potloodje “Medewerkers bewerken”
- In het popup window, in het veld “Klantengroepen” verwijder de bewuste klantengroep of voeg ze toe
