Doel van het kantoorschema: instellen van de algemene rekeningen van elk dossier
Een algemene rekening komt van het boekhoudpakket met naam en nummer. Om dit aan te vullen met extra informatie, wordt het ‘kantoorschema’ gebruikt.
Alle rekeningen in een dossier worden zo op basis van het kantoorschema aangevuld met extra informatie:
Dit heeft dus geen invloed op het rekeningstelsel van de dossiers, het dient enkel om bestaande rekeningen aan te vullen met de volgende rubrieken:
1. Hoofdrubriek: wordt gebruikt
- om de “taartgrafiek” op het dashboard van het klantenportaal in te delen in verschillende rubrieken
- als filter om facturen op te zoeken in het Archief en
- in het annotatiescherm als tussentitel tussen alle rekeningen
2. Annotatie toelaten: wordt gebruikt om te bepalen of er op deze rekening geboekt kan worden.
Zie FAQ : Waarom werkt de "annotatie = nee" niet in de werklijst ?
3. BTW-code: wordt gebruikt als mogelijke standaardwaarde bij de verrijking.
Dit is de laatste stap in het verrijkingsproces, zie '4. Het bepalen van de BTW-code (cascade)' in FAQ: De verrijking tot een boekingsvoorstel
Patroon
In het kantoorschema wordt een patroon gebruikt om algemene rekeningen binnen eenzelfde groep makkelijk aan te duiden.
Er wordt gekeken naar het patroon met het meest aantal overeenkomende cijfers en de EERSTE lijn waarvan het patroon voldoet aan het rekeningnummer, wordt gebruikt om de rekening aan te vullen.
vb.
kantoorschema:
patroon 60: alle rekeningen die starten met '60'
patroon 601: alle rekeningen die starten met '601'
patroon 6012: alle rekeningen die starten met '6012'
patroon 6022: alle rekeningen die starten met '6022'
rekening:
600000: valt onder patroon 60
601500: valt onder patroon 601
601250: valt onder patroon 6012
602350: valt onder patroon 60
Schema verrijking van rekeningstelsel volgens kantoorschema
Configuratie
Op kantoorniveau
Om een kantoorschema aan te maken op kantoorniveau, ga je naar Kantoor/Instellingen/Kantoorschema.
Bovenaan geef je een naam aan het kantoorschema, bepaal je of het het standaard kantoorschema is dat op alle dossiers wordt toegepast of niet en geef je aan welke wetgeving erop van toepassing is.
Door te klikken op "Lijn toevoegen" kan je nieuwe rekeningen toevoegen.
Op dossierniveau
Als je voor een dossier een bepaald kantoorschema wil gebruiken, ga je als volgt tewerk:
- Selecteer het dossier
- Ga naar Dossierinstellingen > Annoteren
- Kies het kantoorschema dat hiervoor van toepassing is. Let op: selecteer een kantoorschema dat past bij het boekhoudpakket waarin het dossier verwerkt wordt.
- Geef aan wie boekingsvoorstellen kan valideren en wie documenten kan annoteren
Zie ook: Kort overzicht van de dossierinstellingen
Als je resultatenrekeningen wil aanpassen voor een dossier:
- Selecteer het dossier
- Kies Configuratie/Resultatenrekeningen
- “Resultatenrekeningen accepteren”: klik op deze knop om nieuwe resultatenrekeningen te accepteren die op kantoorniveau werden opgesteld.
- “Resultatenrekeningen resetten”: klik op deze knop om de resultatenrekeningen opnieuw terug te zetten naar de kantoorinstellingen
- De filters bovenaan “Annotatie toelaten”, “Hoofdrubriek, grootboekrekening of alias”, “Standaard btw code” en "Status" laten je toe om snel de lijst de doorzoeken.