Kantoorinstellingen gelden voor het volledige kantoor en voor alle dossiers. Indien gewenst, kan hiervan afgeweken worden voor bepaalde dossiers door andere instellingen te bepalen in de dossierinstellingen.
We maken een onderscheid tussen verschillende kantoorinstellingen:
- Algemene kantoorinstellingen
- Hoe annoteren
- Instellingen voor de medewerkers
- Instellingen rond het permanent dossier en de dagboeken
- Geavanceerde instellingen
Algemene kantoorinstellingen
Instellingen
- Aanmelden op…: de naam die gegeven wordt aan het klantenportaal en aan de toepassing in het algemeen. Deze naam wordt zo op het loginscherm getoond.
- 2FA standaard verplichten voor nieuwe kantoormedewerkers: als er een nieuwe kantoormedewerker wordt aangemaakt in ons platform, zal hij verplicht worden om 2FA te gebruiken om zich aan te loggen als je dit vakje aanvinkt.
- Profielen: in de dropdown-lijst, selecteer het profiel waarvoor je 2FA wil verplichten
- Klant toevoegen enkel door admin: hiermee wordt bepaald of iedereen dossiers kan activeren op het platform, of enkel de admin-users.
- Toon de kerncijfers enkel voor de reeds verwerkte boekperiodes? als deze optie is aangevinkt worden de kerncijfers bovenaan het dashboard van een klantenportaal berekend op basis van de boekperiodes afgesloten vóór de datum “Boekhouding bijgewerkt tot”. In dat geval worden alle gegevens van de boekperiodes na de datum “Boekhouding bijgewerkt tot” in de grafieken op het dashboard in het grijs weergegeven. Zie ook FAQ: Alleen gevalideerde kerncijfers tonen op het dashboard
- Gevalideerd verwerken: voor Adsolut, BOB 50 en Wings kan je gebruik maken van de functie “gevalideerd verwerken”. Dat betekent dat kantoormedewerkers een boekingsvoorstel als definitief kunnen doorsturen naar je boekhoudpakket vanuit onze applicatie. Zie ook FAQ: Hoe kan ik een boekingsvoorstel als definitieve boeking doorsturen naar mijn boekhoudpakket?
- Betaalmodule standaard activeren: als je onze betaalmodule hebt aangekocht, wordt hij standaard geactiveerd voor elk nieuw dossier. Indien gewenst, kan je de betaalmodule voor bepaalde dossiers deactiveren in de dossierinstellingen.
2. Hoe annoteren?
- Analytisch boeken actief: deze optie is aangevinkt als je de analytische module hebt aangevraagd en ze geactiveerd is. Deze module is beschikbaar voor de boekhoudpakketten Adsolut, Sage Bob, Exact Online, WinBooks en Wings. Voor meer informatie, lees Hoe verwerk ik een analytisch dossier?
- Beperking rubrieken in de Werklijst: selecteer deze optie om je kantoorschema, zoals bepaald in het tabblad "Kantoorschema" te activeren. Zie ook Hoe werkt het kantoorschema voor resultatenrekeningen?
- Intracom. btw-codes toestaan voor binnenlandse partijen
- Gebruik de "help"-status bij het verwerken van boekingsvoorstellen: deze parameter laat kantoormedewerkers toe om hulp te vragen bij het annoteren van een dossier. Zie ook Hulp vragen bij het boeken
- Controledossiers: verwerking van Diverse documenten door: hiermee selecteer je wie "Diverse documenten" kan verwerken in de werklijst. Dit is alleen van toepassing voor zelfboekers, dus voor je klanten die hun documenten zelf verwerken en hun eigen werklijst hebben.
- Een kantoormedewerker: standaardwaarde
- De klant: de klant krijgt toegang tot een werklijst met de diverse documenten
- Wie kan dossiers standaard annoteren?: met deze keuze kan je de toegang tot de werklijsten bepalen.
- Iedereen met toegang tot het dossier: iedereen die toegang heeft tot het dossier kan het annoteren
- Beperkte toegang: met deze keuze kan je individuele medewerkers of medewerkersgroepen documenten laten annoteren
- Niemand (dossier blokkeren): deze optie maakt het onmogelijk om nog documenten te annoteren. Je blokkeert hiermee alle werklijsten van alle dossiers.
- Werken met SLA: geef aan of je de afspraken met je klanten wil volgen in het portaal - zie Werken met SLA - Toegang tot de werklijst - Optimale werkverdeling
- Het aantal SLA dagen: ons platform houdt rekening met dit aantal dagen om de uiterste datum van verwerking te berekenen en aan te geven of er een inbreuk is op een SLA of niet
- Activeer Startknop: de Start-knop brengt je vanuit de Actieve Klanten Monitor onmiddellijk naar het dossier met de meeste te verwerken documenten of als je werkt met SLA's, brengt hij je naar het dossier met de meeste inbreuken op de SLA - zie Werken met SLA - Toegang tot de werklijst - Optimale werkverdeling
Medewerkers
In de tab “Medewerkers” kunnen kantoormedewerkers aangemaakt en beheerd worden.
Vul de identificatiegegevens in van de medewerker:
- Voornaam/Achternaam/E-mailadres
- Type: bepaal het profiel van de kantoormedewerker in het platform
- Admin: een admin-profiel kan de kantoorinstellingen beheren en heeft zicht en rechten op alle actieve dossiers.
- Medewerker: een medewerker heeft geen toegang tot de kantoorinstellingen en kan enkel die dossiers beheren waaraan hij/zij als dossierbeheerder of -medewerker werd toegewezen, en de dossiers behorende tot zijn/haar klantengroep(en).
- Support: een medewerker heeft geen toegang tot de kantoorinstellingen en kan enkel die dossiers beheren waaraan hij/zij als dossierbeheerder of -medewerker werd toegewezen, en de dossiers behorende tot zijn/haar klantengroep(en).
- Medewerkersgroepen: je kan hier ook al bepalen tot welke medewerkersgroepen de nieuwe kantoormedewerker behoort
- Voor elke medewerker wordt (optioneel) aangeduid tot welke klanten en/of klantengroepen hij toegang krijgt.
Na de aanmaak van de nieuwe medewerker ontvangt hij/zij een e-mail met de nodige login-gegevens om toegang te krijgen tot ons platform.
Zie ook FAQ: Profielen voor kantoormedewerkers en toegang tot werklijsten
Diverse documenten types
In dit tabblad vind je niet alleen de categorieën of types van “Diverse documenten”, maar ook van het “Permanent dossier”.
Je vindt alle informatie in dit artikel: Diverse documenten en permanent dossier beheren
Dagboeken
Bij de activatie van een nieuw dossier worden in ons platform specifieke ‘digitale’ dagboeken aangemaakt.
- Op deze tab vind je een overzicht van de dagboeken die standaard zullen worden aangemaakt bij elke activatie.
- Op dossierniveau kunnen de dagboek-instellingen desgewenst nog verfijnd of aangevuld worden.
Opgelet: De ‘digitale’ dagboeken zullen via de connector ook in het boekhoudpakket worden aangemaakt.
Voor de aankoopdagboeken kan je zelf het formaat van de documentnummers bepalen. Klik op het vraagteken voor extra uitleg.
Geavanceerde instellingen
- Kantoorschema: alle grootboekrekeningen van een dossier worden in ons platform geïmporteerd. Het doel van het kantoorschema is om per rekening (of rubriek) extra informatie op te slaan ter verbetering van de verrijking. (Zie: “Hoe werkt het kantoorschema voor resultatenrekeningen”)
- BTW-codes: overzicht van de generieke BTW-codes die in ons platform worden gebruikt. Uitzonderingen kunnen per kantoor of dossier worden aangemaakt (best na overleg met ons Support Team).
- Medewerkersgroepen: medewerkers kunnen aan groepen worden toegekend volgens de organisatie van het kantoor.
- Klantgroepen: klantgroepen kunnen worden aangemaakt volgens de organisatie en werking van het kantoor.
- PB Klantengroepen: alleen beschikbaar als onze module voor personenbelasting (PB) voor jouw kantoor geactiveerd is. Net als bij andere dossiers, kan je voor PB-dossiers klantengroepen creëren om te bepalen welke kantoormedewerkers toegang hebben tot bepaalde dossiers.
Voor kantoren die de PB-module gebruikten voor 21/03/2022 is er een "All" klantengroep aangemaakt. Hier staan alle medewerkers en alle dossiers in. Voor deze datum hadden alle medewerkers immers toegang tot alle PB dossiers.
- Apps: je kan instellen welke apps en links er worden opgenomen in het app center van het klantenportaal. (Zie “Bepaal zelf de apps en links in het App Center van je klanten")
- Communicatie: Zie “Hoe gericht communiceren met mijn klanten via de Communicatiemodule”