Kantoorinstellingen gelden voor het volledige kantoor en voor alle dossiers. Indien gewenst, kan hiervan afgeweken worden voor bepaalde dossiers door andere instellingen te bepalen in de dossierinstellingen.
We maken een onderscheid tussen verschillende kantoorinstellingen:
- Algemene kantoorinstellingen
- Instellingen voor de medewerkers
- Instellingen rond het permanent dossier en de dagboeken
- Geavanceerde instellingen
Algemene instellingen
- Aanmelden op…: de naam die gegeven wordt aan het klantenportaal en aan de
toepassing in het algemeen. Deze naam wordt zo op het loginscherm getoond. - Klant toevoegen enkel door admin: hiermee wordt bepaald of iedereen dossiers kan activeren op het platform, of enkel de admin-users.
- Toon de kerncijfers enkel voor de reeds verwerkte boekperiodes? als deze optie is aangevinkt worden de kerncijfers bovenaan het dashboard van een klantenportaal berekend op basis van de boekperiodes afgesloten vóór de datum “Boekhouding bijgewerkt tot”. In dat geval worden alle gegevens van de boekperiodes na de datum “Boekhouding bijgewerkt tot” in de grafieken op het dashboard in het grijs weergegeven.
- Gevalideerd verwerken: voor Adsolut, BOB 50 en Wings kan je gebruik maken van de functie “gevalideerd verwerken”. Dat betekent dat kantoormedewerkers een boekingsvoorstel als definitief kunnen doorsturen naar je boekhoudpakket vanuit onze applicatie.
- Betaalmodule standaard activeren: als je onze betaalmodule hebt aangekocht, wordt hij standaard geactiveerd voor elk nieuw dossier. Indien gewenst, kan je de betaalmodule voor bepaalde dossiers de-activeren in de dossierinstellingen.
Mogelijk staan hieronder nog andere opties die je kan aanvinken.
Medewerkers
In de tab “Medewerkers” kunnen kantoormedewerkers aangemaakt en beheerd worden.
Vul de identificatiegegevens in van de medewerker:
- Voornaam/Achternaam/E-mailadres
- Type: bepaal het profiel van de kantoormedewerker in het platform
- Admin: een admin-profiel kan de kantoorinstellingen beheren en heeft zicht en rechten op alle actieve dossiers.
- Medewerker: een medewerker heeft geen toegang tot de kantoorinstellingen en kan enkel die dossiers beheren waaraan hij/zij als dossierbeheerder of -medewerker werd toegewezen, en de dossiers behorende tot zijn/haar klantengroep(en).
- Support: een medewerker heeft geen toegang tot de kantoorinstellingen en kan enkel die dossiers beheren waaraan hij/zij als dossierbeheerder of -medewerker werd toegewezen, en de dossiers behorende tot zijn/haar klantengroep(en).
- Medewerkersgroepen: je kan hier ook al bepalen tot welke medewerkersgroepen de nieuwe kantoormedewerker behoort
- Voor elke medewerker wordt (optioneel) aangeduid tot welke klanten en/of klantengroepen hij toegang krijgt.
Na de aanmaak van de nieuwe medewerker ontvangt hij/zij een e-mail met de nodige login-gegevens om toegang te krijgen tot ons platform.
Diverse documenten types
In dit tabblad vind je niet alleen de categorieën of types van “Diverse documenten”, maar ook van het “Permanent dossier”.
De categorieën worden gebruikt door:
- De kantoormedewerker: bij het opslaan en toewijzen van diverse documenten of documenten voor het permanent dossier in het archief van het klantenportaal.
- De ondernemer in het klantenportaal:
- In de postbus “Divers” bij het verzenden van documenten naar de accountant.
- In het archief onder het tabblad “Permanent dossier” of “Diverse documenten” als filter “Type document”.
Via “Nieuw type” in de linkerkolom, kan je nieuwe types diverse of permanente documenten aanmaken.
Voor diverse documenten bestaat er een basislijst van standaardtypes in het platform, voor types permanente documenten is dat niet het geval. Het toevoegen van nieuwe types kan alleen op kantoorniveau en is geldig voor alle dossiers. Je kan er geen per dossier creëren.
Via “Acties” kan je bestaande documenttypes bewerken of verwijderen. Dat geldt echter niet voor de standaard diverse documententypes of documenttypes die in gebruik zijn.
Dagboeken
Bij de activatie van een nieuw dossier worden in ons platform specifieke ‘digitale’ dagboeken aangemaakt.
- Op deze tab vind je een overzicht van de dagboeken die standaard zullen worden aangemaakt bij elke activatie.
- Op dossierniveau kunnen de dagboek-instellingen desgewenst nog verfijnd of aangevuld worden.
Opgelet: De ‘digitale’ dagboeken zullen via de connector ook in het boekhoudpakket worden aangemaakt.
Voor de aankoopdagboeken kan je zelf het formaat van de documentnummers bepalen. Klik op het vraagteken voor extra uitleg.
Geavanceerde instellingen
- Kantoorschema: alle grootboekrekeningen van een dossier worden in ons platform geïmporteerd. Het doel van het kantoorschema is om per rekening (of rubriek) extra informatie op te slaan ter verbetering van de verrijking. (Zie: “Hoe werkt het kantoorschema voor resultatenrekeningen”)
- BTW-codes: overzicht van de generieke BTW-codes die in ons platform worden gebruikt. Uitzonderingen kunnen per kantoor of dossier worden aangemaakt (best na overleg met ons Support Team).
- Medewerkersgroepen: medewerkers kunnen aan groepen worden toegekend volgens de organisatie van het kantoor.
- Klantgroepen: klantgroepen kunnen worden aangemaakt volgens de organisatie en werking van het kantoor.
- PB Klantengroepen: alleen beschikbaar als onze module voor personenbelasting (PB) voor jouw kantoor geactiveerd is. Net als bij andere dossiers, kan je voor PB-dossiers klantengroepen creëren om te bepalen welke kantoormedewerkers toegang hebben tot bepaalde dossiers.
Voor kantoren die de PB-module gebruikten voor 21/03/2022 is er een "All" klantengroep aangemaakt. Hier staan alle medewerkers en alle dossiers in. Voor deze datum hadden alle medewerkers immers toegang tot alle PB dossiers.
- Apps: je kan instellen welke apps en links er worden opgenomen in het app center van het klantenportaal. (Zie “Bepaal zelf de apps en links in het App Center van je klanten")
- Communicatie: Zie “Hoe gericht communiceren met mijn klanten via de Communicatiemodule”