Om diverse documenten en documenten voor het permanent dossier makkelijk te beheren, biedt ons platform de mogelijkheid om ze in te delen in duidelijke categorieën.
Bij de opstart krijg je een basislijst mee met documenttypes voor diverse documenten of het permanent dossier. Daarmee kan jij als kantoormedewerker of je klant een "type" meegeven aan een document en zo documenten indelen in een bepaalde categorie.
Je hoeft je echter niet aan die basislijst te houden. Je kan hem volledig naar jouw wens aanpassen, en dat doe je op kantoorniveau. Op dossierniveau kan je later nog verder verfijnen en alleen de types tonen die relevant zijn voor dat dossier.
Ga naar Kantoor > Diverse documenten types
In dit tabblad vind je niet alleen de categorieën of types van “Diverse documenten”, maar ook van het “Permanent dossier”.
De categorieën worden gebruikt door:
- De kantoormedewerker: bij het opslaan en toewijzen van diverse documenten of documenten voor het permanent dossier in het archief van het klantenportaal.
- De ondernemer in het klantenportaal:
- In de postbus “Divers” bij het verzenden van documenten naar de accountant.
- In het archief onder het tabblad “Permanent dossier” of “Diverse documenten” als filter “Type document”.
Via “Nieuw type” in de linkerkolom, kan je nieuwe types diverse of permanente documenten aanmaken.
Het toevoegen van nieuwe types kan alleen op kantoorniveau en is geldig voor alle dossiers. Je kan er geen per dossier creëren.
Via “Acties” kan je bestaande documenttypes bewerken, blokkeren of verwijderen.
- Bewerken: het type een andere naam geven. Alle bestaande documenten met dit type worden aangepast.
- Blokkeren: door op x klikken, kan dit type niet meer kan gebruikt worden. Een geblokkeerd type kan niet meer geselecteerd worden, noch in het acountantportaal, noch in het klantenportaal. Het kan gedeblokkeerd worden door op
te klikken. - Verwijderen: het type volledig verwijderen. Dat kan alleen als het nog nooit gebruikt werd.
Zoals eerder vermeld, kan je de selectie op dossierniveau nog verfijnen. Per dossier (in de dossierconfiguratie) kan je diverse documenten-types blokkeren. Ze zullen dan niet getoond worden voor dat ene dossier, maar blijven wel beschikbaar voor andere dossiers.
Documenttypes bewerken of verwijderen moet altijd op kantoorniveau gebeuren.
