Tijdens de validatie van facturen kan een kantoormedewerker weergeven dat hij/zij extra hulp nodig heeft alvorens hij/zij het document kan doorsturen naar het boekhoudpakket. Meer ervaren medewerkers kunnen die documenten dan oppikken en eventueel verder afwerken.
1. Help-functie activeren
Om gebruik te kunnen maken van de “Help”-actie en -status moet de functionaliteit eerst geactiveerd worden op kantoorniveau.
- Ga naar Kantoorinstellingen/Hoe annoteren?
- Selecteer de optie Gebruik de ‘help’-status bij het verwerken van boekingsvoorstellen
2. De Help-functie gebruiken
Van zodra de bovenstaande optie is aangeduid, verschijnt er in het annotatiescherm een extra reddingsboei-icon:
- Worden de wijzigingen in dit document opgeslagen en wordt het volgende document getoond
- Krijgt het document de "Validatie"-status "Help" in de Werklijst
Opgelet: een document met de “Help”-status kan niet verzonden worden naar het boekhoudpakket. Om de status te wijzigen naar “Checked”, volstaat het om het document te openen, (eventueel wijzigingen aan te brengen), en op te slaan.
3. De Help-functie opvolgen
Bij het activeren van deze optie op kantoorniveau, verschijnt er een nieuwe kolom in de Actieve Klanten Monitor. Het cijfer geeft aan hoeveel documenten in de werklijst de status “Help” dragen.
Wanneer je op het cijfer klikt, word je naar de Werklijst gestuurd, waar automatisch gefilterd zal worden op de “Help”-status.
Als je vanuit de werklijst toch al de documenten wil versturen waar geen hulp voor gevraagd is, dan kan je die selecteren door gebruik te maken van de filter bovenaan en te filteren op de status "Checked".
Vink daarna bovenaan de kolom het vakje "Select all" aan om alles met deze status te selecteren en druk op de "Verzenden".