De werkwijze om een dossier te activeren, is ongeveer altijd dezelfde. Bij CCH Accounting is het wat eenvoudiger, omdat die boekhoudpakketten meer geïntegreerd zijn met ons platform dan andere accounting softwares.
In dit artikel lichten we beide situaties toe.
Een dossier activeren voor de meeste boekhoudpakketten
Een nieuw dossier activeren doe je via de tab “Klanten” :
In het tabblad "Andere softwares", klik je op "Klant/Dossier activeren"
In de pop-up die verschijnt, selecteer je het gekoppelde boekhoudpakket (Software + Installation) en (het pad en) de dossiercode van het dossier zoals gekend in het boekhoudpakket.
Voor Exact Online, zie "Exact Online - een dossier aanmaken in ons platform"
Aan de hand van deze informatie wordt via de connector het dossier opgezocht en maximum 15 minuten later verschijnt het nieuwe dossier in de lijst “Klanten”.
Nadat het nieuwe dossier verschenen is in de lijst “Klanten”, kan het dossier worden geactiveerd.
Hierdoor wordt alle relevante dossierdata vanuit de boekhoudsoftware gesynchroniseerd met onze applicatie.
In de popup die verschijnt als je op de “Activeer”-knop drukt, kan je nog een aantal parameters wijzigen.
Portaalfunctionaliteiten
B. Doc. Processing + Archive
Het verwerken van documenten en het digitaal archief (geen overige terugkoppeling zoals dashboards en rapporten).
C. Doc. Processing + Full Feedback
De volledige oplossing van het klantenportaal: documentverwerking én terugkoppeling. (= standaard instelling)
D. Full Feedback
Enkel terugkoppeling (archief, dashboard en rapportering)
Vanaf nu is het dossier actief en kan je facturen/documenten beginnen verwerken in ons platform.
Een dossier activeren voor CCH Accounting
Voor CCH Accounting verloopt de activatie van dossiers anders dan voor andere boekhoudsoftware.
Ons platform haalt de beschikbare dossiers automatisch op uit CCH Accounting. Hierdoor hoef je geen dossiercodes meer op te zoeken of in te geven.
Beschikbare dossiers bekijken
- Ga naar Klanten.
- Open het tabblad CCH.
- Je ziet een overzicht van alle dossiers die beschikbaar zijn in je boekhoudsoftware.
Voor elk dossier wordt o.a. de naam, het btw-nummer en de status weergegeven.
Statussen
Een dossier kan één van de volgende statussen hebben:
- Niet geïmporteerd: het dossier bestaat in CCH Accounting, maar is nog niet geactiveerd in ons platform.
- Actief: het dossier is geactiveerd en wordt gesynchroniseerd met het platform.
- Inactief: het dossier bestaat in het platform maar is momenteel gedeactiveerd.
Overzicht vernieuwen
Worden er nieuwe dossiers aangemaakt in CCH Accounting?
Klik dan op Synchroniseren om een actueel overzicht op te halen.
Na de synchronisatie wordt de lijst bijgewerkt en zie je alle beschikbare dossiers uit je boekhoudsoftware.
Een dossier importeren en activeren
- Zoek het dossier met status Niet geïmporteerd.
- Klik op Importeren.
- Vul de gevraagde gegevens aan.
- Bevestig de activatie.
Ons platform start vervolgens automatisch de nodige verwerking op de achtergrond.
Het importeren en activeren gebeurt voortaan in één stap. Je hoeft geen extra activatie meer uit te voeren.
De activatie kan enige tijd duren. Zodra de verwerking succesvol is afgerond, krijgt het dossier de status Actief.
Een dossier deactiveren
- Zoek het actieve dossier in de lijst.
- Klik op Deactiveren.
- Bevestig je keuze.
Het dossier wordt gedeactiveerd en krijgt de status Inactief.
Een gedeactiveerd dossier opnieuw activeren
- Zoek het dossier met status Inactief.
- Klik op Activeren.
- Vul de gevraagde gegevens aan.
- Bevestig de activatie.
Na een succesvolle verwerking wordt het dossier opnieuw actief.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik een dossier niet in de lijst?
Klik eerst op Synchroniseren om de lijst te vernieuwen. Zo haal je de meest recente dossiers uit CCH Accounting op.
Waarom kan ik een dossier niet importeren?
Als het btw-nummer van het dossier al bestaat in ons platform, kan het dossier niet worden geïmporteerd.
In dat geval verschijnt een waarschuwing bij het btw-nummer en is de knop Importeren niet beschikbaar.
Wat moet ik doen als het btw-nummer al bestaat?
Neem contact op met de onze supportdienst. Zij kunnen nagaan waarom het btw-nummer al aanwezig is en je verder helpen.
Kan ik dossiers nog steeds activeren en deactiveren zoals vroeger?
Ja. Voor reeds gekende dossiers blijven Activeren en Deactiveren beschikbaar zoals voorheen. Alleen de eerste activatie van nieuwe CCH Accounting-dossiers verloopt nu eenvoudiger via Importeren.