Voor elke dossiermigratie is het belangrijk dat je contact opneemt met ons supportteam. Zij zullen je uitleggen welke stappen er ondernomen moeten worden.
Een andere situatie waarbij we spreken van een dossiermigratie is als je kiest voor een nieuw boekhoudpakket. Ook dan kunnen we in ons portaal zorgen voor de migratie. Ons supportteam licht je in dat geval graag de opties toe (deze zijn in die situatie ruimer dan hetgeen hieronder beschreven wordt).
Wat te doen als je een dossier van een andere accountant overneemt ?
Context
Heel wat data in ons platform worden rechtstreeks opgehaald uit het gekoppelde boekhoudpakket:
- de data die in het klantenportaal getoond worden voor een bepaald dossier (archief, historiek, dashboard)
- de data in de booking factory (rekeningnummers, klanten, leveranciers,…)
Als je een dossier overneemt van een andere accountant, zal je niet de volledige historiek van dat dossier ter beschikking hebben in je boekhoudpakket. Daarom kunnen de data die hierboven vermeld worden, niet meer weergegeven worden in het portaal.
Andere (beperkte) gegevens komen niet uit het boekhoudpakket, maar worden in ons platform zelf bijgehouden: diverse documenten, permanent dossier, boekingsvoorstellen in de beheermodule, klantgebruikers.
Migratiescenario's – Wat kunnen we doen?
1. De klant vindt het niet nodig om alle data uit het verleden in zijn portaal te behouden en heeft voldoende aan een export van zijn documenten naar een zip-bestand
- De vorige accountant bezorgt de klant een download van alle pdf’s in een zip-bestand. De klant houdt ze zelf bij op zijn computer. Die pdf’s komen dus niet in ons platform terecht.
- Het dossier wordt bij de vorige accountant verwijderd.
- Het nieuwe dossier wordt geactiveerd bij de nieuwe accountant. Dit is pas mogelijk als de vorige stap werd uitgevoerd.
De verwijdering van het dossier bij de vorige accountant wordt uitgevoerd door onze supportafdeling en is volledig gratis.
Resultaat: het klant start van een leeg blad in zijn portaal. In het dashboard en archief staan de gegevens die in het boekhoudpakket van de nieuwe accountant aanwezig zijn.
2. De klant wenst alle data uit het verleden te behouden en kiest voor een migratie van zijn dossier naar de omgeving van de nieuwe accountant.
Dit scenario vraagt een significante werklast van het operations team, waardoor het een betalende dienst is. We zorgen ervoor dat het dossier op het moment van migratie gearchiveerd wordt. Het gearchiveerde dossier stellen we ter beschikking in het klantenportaal.
- Als nieuwe accountant kan je het raadplegen via het actieve dossier van je klant (dankzij een knop in het algemeen menu van het dossier)
- In het klantenportaal kan de klant switchen tussen zijn actieve dossier en zijn gearchiveerde dossier door te klikken op het pijltje naast zijn dossiernaam. Als accountant heb je die mogelijkheid niet.
- Het gearchiveerde dossier bevat alle data uit het verleden die relevant blijven, dat wil zeggen: het volledig digitaal archief en het dashboard met een beperkte set aan grafieken (tot aan de datum “bijgewerkt tot”).
- In het gearchiveerde dossier kunnen geen acties meer worden uitgevoerd: postbussen, betaalmodule en tabbladen Historiek en Financieel zijn gedeactiveerd.
- Voor klanten die de betaalmodule gebruiken: betalingen in ons platform kunnen enkel klaargezet worden voor facturen in het actieve dossier.
- Klantgebruikers voor het actieve dossier worden met dezelfde rechten overgenomen in het gearchiveerde dossier.
Informatie nodig om de migratie uit te voeren
Wanneer een klant van accountant verandert en we moeten actie ondernemen, zijn we verplicht om de volgende stappen te volgen en hebben we deze informatie nodig alvorens de migratie te mogen uitvoeren:
1. Keuze van het uit te voeren scenario (zie hierboven)
2. Bevestiging / Mandaat van de klant van overgang naar de nieuwe accountant
3. Bevestiging van de vorige accountant dat het dossier bij hen verwijderd mag worden
4. De nieuwe dossiercode in het boekhoudpakket