Avant chaque migration d’un dossier, il est important de contacter notre équipe de support. Ils vous expliqueront les différentes étapes du processus.
Une autre situation que nous appellons une migration de dossier : si vous sélectionnez un autre logiciel de comptabilité, nous pouvons également vous aider avec la migration dans notre portail. Dans ce cas, notre équipe de support vous expliquera toutes les options (plus étendues que dans la situation décrite ci-dessous).
Que faire lors de la reprise d’un dossier d’un autre comptable ?
Contexte
Une grande partie des données de notre plateforme est récupérée directement à partir du logiciel de comptabilité lié :
- les données qui sont affichées dans le portail client pour un dossier particulier (archives, historique, tableau de bord),
- les données de la Booking Factory (numéros de compte, clients, fournisseurs, etc.)
Si vous reprenez un dossier d’un autre comptable, l’historique de ce dossier ne sera pas entièrement disponible dans votre logiciel de comptabilité. C’est pourquoi les données mentionnées ci-dessus ne peuvent pas être montrées dans le portail.
D’autres données (limitées) proviennent non pas du logiciel mais de notre plateforme même : documents divers, dossier permanent, propositions d'écriture dans le module de gestion, utilisateurs clients.
Scénarios de migrations – Qu’est-ce qu’on peut faire ?
Le client n’a pas besoin de ses données du passé dans son portail et se contente d’une exportation de ses documents vers un fichier zip
- Le comptable précédent télécharge tous les pdfs du dossier et les envoie dans un fichier zip au client. Ce dernier les garde sur son pc. Ces pdfs ne sont donc pas repris dans notre plateforme.
- Le dossier est supprimé chez le comptable précédent.
- Le nouveau dossier est activé chez le nouveau comptable. Cette activation est uniquement possible après avoir exécuté l’étape précédente.
La suppression du dossier chez le comptable précédent est faite par notre équipe de support et est gratuite.
Résultat : le client part d’une feuille blanche dans son portail. Le tableau de bord et l’archive contiennent les données qui se trouve dans le logiciel de comptabilité du nouveau comptable.
2. Le client veut garder toutes les données du passé et demande une migration de son dossier vers l’environnement du nouveau comptable
Ce scénario demande un grand effort de la part de notre équipe d’opérations. C’est pourquoi ce service est payant. Nous archiverons le dossier au moment de la migration et nous le renderons disponible dans le portail client.
- Comme nouveau comptable, vous pouvez le consultez via le dossier actif de votre client (grâce à un bouton dans le menu général du dossier).
- Dans le portail client, le client peut passer de son dossier actif à son dossier archivé en cliquant sur la flèche à côté du nom du dossier. En tant que comptable, vous n'avez pas ce choix.
- Le dossier archivé contient toutes les données du passé qui restent pertinentes, c'est-à-dire l'archive numérique complète et le tableau de bord avec un ensemble limité de graphiques (jusqu'à la date "mis à jour au").
- Plus aucune action ne peut être effectuée dans le dossier archivé : les boîtes aux lettres, le module de paiements et les onglets Historique et Financier ont été désactivés.
- Pour les clients qui utilise le module de paiements : les paiements dans notre plateforme peuvent uniquement être préparés pour les factures du dossier actif.
- Les utilisateurs-client du dossier actif auront les mêmes droits dans le dossier archivé.
Information nécessaire pour faire la migration
Si un client change de comptable et nous devons prendre des actions, nous sommes obligés de suivre les étapes suivantes. Nous avons besoin des informations suivantes avant de pouvoir commencer :
1. Choix du scénario (voir ci-dessus)
2. Confirmation/Mandat du client du transfert vers le nouveau comptable
3. Confirmation du comptable précédent que le dossier peut être supprimé chez lui
4. Le nouveau code du dossier dans le logiciel de comptabilité