Er zijn verschillende manieren om tijdig te beschikken over de documenten voor de BTW-aangifte
- De klanten geven zelf aan dat de documenten zijn doorgestuurd
- Je stuurt hen een bericht via de communicatiemodule
Klanten geven zelf aan dat de documenten zijn doorgestuurd
Klanten kunnen met de knop “Documenten BTW OK” in het linkermenu van het klantenportaal aangeven dat ze alle documenten met betrekking tot de voorbije BTW-periode hebben ingediend.
Via een popup-venster bevestigen ze vervolgens dat alle documenten voor de BTW-aangifte zijn doorgestuurd. Ze krijgen ook extra informatie zoals de datum waarop deze actie de laatste keer werd uitgevoerd.
De dossierbeheerder krijgt hiervan een e-mail.
Documenten opvragen via de communicatiemodule
Vanuit de communicatiemodule kan je zelf een standaard bericht sturen naar je klant met de vraag om zijn documenten voor de lopende BTW-periode tijdig in te dienen.
Je start daarvoor een nieuwe conversatie. Bij "Type" selecteer je "BTW aangifte indienen":
Er wordt automatisch een bericht gegenereerd met een link waarop de klant kan klikken om aan te geven dat de documenten zijn doorgestuurd. Druk op "Verzenden" om het bericht naar je klant te sturen.
Als de klant de conversatie opent en op de link klikt, krijgt hij hetzelfde popup-venster als eerder vermeld om te bevestigen dat hij de nodige documenten heeft doorgestuurd.
De dossierbeheerder krijgt hiervan een e-mail.
Hoe kan ik alle dossiers zien die klaar zijn voor de BTW-aangifte?
Als je klant op de knop drukt, wordt niet alleen de dossierbeheerder via mail verwittigd, maar wordt ook de datum van die actie weergegeven in de actieve klantenmonitor in de kolom "Documenten BTW OK".
Deze datum kan dienen om te bepalen welke dossiers volledig zijn en kunnen afgewerkt worden in het kader van de BTW-aangifte. De datum wordt opnieuw verwijderd uit de kolom wanneer het corresponderende dossier de eerstvolgende keer manueel gesynchroniseerd wordt.