A l'aide du profil d'accès de collaborateur interne (mais aussi externe) l'on définit ce que les collaborateurs concernés peuvent voir et faire dans le module de gestion de l'application.
Modifier le profil des collaborateurs
Les collaborateurs sont créés à niveau du bureau dans le menu de configuration ‘Collaborateurs’. Le profil d’accès est déterminé par "Type" :
Profils d'accès disponibles
Admin
- Les collaborateurs auxquels est attribué le profil Admin, ont les droits pour modifier les Paramètres du bureau et de créer des nouveaux collaborateurs.
- Les profils Admin ont une vue sur tous les dossiers actifs qui se trouvent dans "Clients actifs", excepté les dossiers qui sont indiqués étant "private".
- Les profils Admin ont aussi tous les droits au niveau du dossier
Collaborateur
- Dans l'onglet "Clients Actifs", les collaborateurs ont une vue et l’accès aux dossiers auxquels ils sont assignés (directement comme gestionnaire du dossier ou indirectement via le groupe clients)
- Les profils collaborateur ont tous les droits au niveau du dossier, mais aucun au niveau du bureau
- Si dans les paramètres du bureau "Ajouter un client uniquement par admin" n’est pas coché, les collaborateurs peuvent alors aussi créer des clients à partir du logiciel comptable et les activer dans le menu "Clients".
Support
- "Clients Actifs" les employés du bureau qui ont le profil Support ont uniquement une vue sur les dossiers actifs qui leur sont assignés
- Les profils Support ont des droits très limité sur la liste de travail des dossiers. Dans leurs dossiers assignés, ils peuvent seulement utiliser les fonctions de la liste de travail. Ils n’ont pas accès au portail client de ces dossiers, ni à d’autres fonctionnalités où aux paramètres au niveau du dossier.
Assigner des collaborateurs aux dossiers
L’assignement des collaborateurs du bureau à un dossier se passe à l’activation d’un nouveau dossier où à travers les paramètres de configuration du dossier: Configuration – Collaborateur ou Configuration – Groupe de clients.
Attention : il n’y peut qu’avoir un collaborateur assigné à un dossier et/ou un groupe clients. En plus de ça, un ou plusieurs employés de soutien peuvent être affectés (qui auront aussi accès au dossier).
Sans attribution d’un gestionnaire de dossier ou d’un groupe de clients, le dossier sera attribué ‘au bureau’ (avec l’adresse mail général correspondante) comme étant responsable du dossier.
Limiter l'accès aux listes de travail
Les profils ci-dessus vous permettent de déterminer ce qu'un collaborateur de bureau peut faire dans notre plateforme.
En plus de ces profils, vous pouvez limiter l'accès de certains collaborateurs à des listes de travail de certains dossiers. Remarque : il s'agit de collaborateurs qui ont déjà accès à au moins un dossier.
- Rendez-vous sur “Paramètres > Comment annoter ?” > “Qui peut annoter les documents par défaut ?”
- Cliquez sur la petite flêche
- Faites votre choix dans la liste déroulante
- “Tout le monde ayant accès au dossier” : permettre à tout le monde d’annoter un dossier
- “Accès limité” : déterminer les collaborateurs ou groupes de collaborateurs qui peuvent annoter des dossiers. Vous pouvez sélectionner leurs noms dans une liste.
- “Personne (dossier bloqué)” : bloquer toutes les listes de travail. Une option qui sera peu utiliser au niveau du bureau, mais qui peut être utile au niveau du dossier.
Vous pouvez déterminer les mêmes limitations au niveau du dossier dans les “Paramètres du dossier” > “Annoter”. Si vous permettez à tout le monde d’annoter des dossiers au niveau du bureau, vous pouvez toujours les limiter par dossier.