Lors de l'activation d'un nouveau dossier, il est important de déterminer le format des numéros de document pour chacun des journaux du dossier.
Lors de la transmission d'une proposition d'écriture au logiciel, l'application attribue elle-même un numéro au document. Le numéro du document est déterminé à l'avance (à l'enrichissement) et doit être correctement réalisé tant au niveau du format que de la séquence.
Vous pouvez déterminer et fixer le format du numéro de document vous-même. Si vous ne fixez aucun format propre, l'application appliquera un formatage standard :
- Pour un journal d'achat : un numéro d'ordre numérique à partir du numéro 1 (un) au début de chaque nouvel exercice comptable (par exemple CFAAN-388).
- Pour un journal de vente : La partie numérique du numéro de facture tel qu'indiqué sur la facture de vente en question (par exemple CFVER-2017350).
Si vous souhaitez utiliser un formatage fixe, bureau ou dossier pour un journal, vous pouvez utiliser un modèle, qui garantira que les numéros de document sont créés selon un schéma fixe.
Important : le ou les modèles doivent être définis avant le traitement de la première facture, sinon le formatage par défaut sera appliqué (voir plus haut).
Créer un modèle pour les numéros de document au niveau du bureau
Pour les journaux d'achat, il peut être intéressant d'établir un format fixe au niveau du bureau. Les paramètres du bureau sont repris à chaque nouvelle activation d'un dossier.
- Rendez-vous sur "Paramètres/Journaux". Vous verrez un aperçu des journaux (numériques) créés pour le bureau et le logiciel de comptabilité associé lors de l'activation de chaque nouveau dossier.
2. Cliquez sur l'icône "Action" à droite du journal d'achat dont vous souhaitez définir le formatage générique.
3. Dans cette fenêtre, vous pourrez déterminer le format dans le champ "Format numéro document"
La détermination du format est régie par trois règles de base dont vous devez tenir compte :
- Numérique : Chaque numéro de document doit être numérique, sans aucune lettre ni aucun caractère spécial.
- Longueur : le nombre de caractères du numéro de document dépend du logiciel comptable
- au maximum 8 caractères pour Winbooks ou Wings
- au maximum 9 caractères pour SageBob
- au maximum 10 caractères pour Exact Online, Adsolut et Expert/M
- Composition : le premier caractère du modèle ne peut être 0
Vous pouvez utiliser trois parties pour fixer le format du numéro de document :
- Exercice comptable
- yyyy : l'année calendrier au début de l'exercice
- yy : les 2 derniers chiffres de l'année calendrier au début de l'exercice
- YYYY : l'année calendrier au terme de l'exercice
- YY : les 2 derniers chiffres de l'année calendrier au terme de l'exercice
- Des chiffres fixes (facultatif) qui doivent revenir systématiquement dans le numéro de document (0-9)
- La partie numérique variable du numéro de document, le numéro d'ordre proprement dit de la facture (code= #)
Exemples de formatages de journaux d'achat avec attribution concrète du numéro d'ordre « 34 » dans ces modèles :
- YYYY#### : 20180034
- yyyy00## : 20170034
- yy690### : 17690034
Établir un modèle pour les numéros de document au niveau du dossier
Après avoir fixé un modèle de numéro de document au niveau du bureau (le plus souvent pour les journaux d'achat), des compléments spécifiques sont encore possibles au niveau du dossier (davantage pour les journaux de vente).
Important : le ou les modèles doivent être fixés avant le traitement de la première facture. Sans cela, notre application suivra son propre formatage standard (voir plus haut).
Attention: Une fois les premières factures traitées, il est impossible de modifier le formatage soi-même. Si vous souhaitez encore le faire, vous pouvez contacter notre équipe de support.
- Sélectionnez le dossier
- Ouvrez la configuration du dossier correspondant
3. Ouvrez "Journaux"
Vous obtiendrez un aperçu des journaux créés pour le dossier.
- Cliquez sur l'icône "Action" à droite du journal d'achat dont vous souhaitez définir ou modifier le formatage spécifique.
- Le champ "Format nr. doc." permet d'indiquer le format
Comme pour les paramètres de bureau, vous pouvez utiliser ici trois composants pour définir le format du numéro de document :
- l'exercice comptable,
- d'éventuels chiffres fixes
- la partie numérique variable (numéro d'ordre)
Le formatage des numéros de document pour les journaux de vente se fait généralement au niveau du dossier, car le formatage du numéro de document doit prendre en compte le format du numéro de facture.
L'enrichissement s'appuiera sur le nombre de hachages (#) dans le modèle de numéro de document pour utiliser un certain nombre de chiffres du numéro de facture comme numéro de document.
Quelques exemples concrets :
Astuce 1 :
Par défaut, le module de reconnaissance AIR suppose que le numéro de séquence se trouve à droite du numéro de la facture de vente. Dans des cas exceptionnels, cependant, le nombre de chiffres significatifs du numéro de série doit être lu à gauche dans le numéro de facture.
Exemple de numéro de facture : 012–FAC2017
Cochez en pareil cas le champ "Devant?" pour le journal de vente concerné et indiquez via les signes # le nombre exact de chiffres significatifs.
Astuce 2 :
Pour les journaux d'achat, vous pouvez également définir un numéro de document suivant spécifique. Vous pouvez ainsi déterminer, au lancement d'un dossier, avec quel numéro d'ordre le numéro de document commence dans un journal d'achat.
Une fois que l'application tombe sur le numéro de document suivant, le champ correspondant sera vidé.
Attention : Le numéro que vous saisissez ici doit respecter le format que vous avez défini pour le numéro de document en question.