Qu’est-ce qu’un Global Location Number ?
Un Global Location Number (GLN) est un code d’identification standardisé au niveau mondial, utilisé pour identifier de manière unique et univoque des lieux, des sites ou des départements. (pour plus d’informations : voir GS1 Belgium & Luxembourg).
Pourquoi est‑ce utile sur notre plateforme ?
Un GLN permet d’assigner correctement les documents reçus via Peppol au bon dossier, établissement ou service. Les documents arrivent alors dans la boîte aux lettres d’achats de l’entité pour laquelle le GLN a été enregistré. C’est pour cette raison que vous pouvez ajouter des GLN aux dossiers.
Important : le numéro d’entreprise du dossier que vous souhaitez enregistrer via un GLN doit également être enregistré sur notre plateforme via Peppol Direct, et non via Voila. (Voir aussi la FAQ : S’enregistrer sur Peppol et recevoir des documents.)
Nous distinguons deux cas dans lesquels nous pouvons ajouter des GLN :
- Organisations (p. ex. : entreprises, institutions, écoles) disposant d’un seul numéro de TVA ou d’un numéro d’entreprise, mais de plusieurs entités utilisant le même dossier. Dans ce cas, il est possible d’ajouter des GLN afin d’identifier séparément ces entités, de manière à ce que les documents envoyés via Peppol puissent être reçus, grâce à ces GLN, au sein d’un même dossier.
- Organisations disposant de plusieurs implantations/entités, avec un seul numéro de TVA ou numéro d’entreprise, mais pour lesquelles chaque entité possède un dossier distinct sur notre plateforme avec un numéro de TVA ou d’entreprise fictif. Grâce au GLN, ces organisations peuvent garantir qu’elles pourront recevoir des documents Peppol et que ceux‑ci seront correctement acheminés vers le dossier approprié.
Comment utiliser le GLN pour recevoir des documents Peppol ?
1. Organisations disposant d’un seul numéro de TVA ou d’un numéro d’entreprise et de plusieurs entités utilisant le même dossier.
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs GLN (Global Location Number) à un dossier disposant d’un numéro de TVA ou d’entreprise valide. Cela permet au dossier de recevoir des factures Peppol sur la base de ces GLN.
Toutes les factures envoyées via Peppol à ce GLN arrivent automatiquement dans la boîte aux lettres d’achats de ce dossier.
Il est important que ce soit l’expert-comptable qui encode le GLN pour ses clients. L’entrepreneur ne peut pas le faire lui‑même.
- Rendez-vous sur "Paramètres du dossier"/"Données du dossier"
- Saisissez le nom de l’entité
- Introduisez le Global Location Number
2. Les organisations disposant de plusieurs entités/départements avec un seul numéro de TVA ou d’entreprise, et qui ont pour chaque entités un dossier sur notre plateforme avec un numéro de TVA ou d’entreprise fictif.
Certains dossiers dans notre plateforme disposent d’un numéro de TVA ou d’entreprise fictif. En réalité, il s’agit de succursales distinctes d’une organisation qui ne possède qu’un seul numéro de TVA ou d’entreprise. Toutefois, un dossier avec un numéro d’entreprise fictif ne peut pas être enregistré sur Peppol.
Pour permettre à ces dossiers dotés de numéros d’entreprise fictifs de recevoir des documents via Peppol, il est possible d’enregistrer un dossier uniquement avec un GLN.
L’établissement principal doit d’abord être enregistré via Peppol Direct avec un numéro de TVA ou d’entreprise. Cet établissement principal possède normalement un numéro valide dans notre plateforme et peut donc être enregistré via le portail client, si cela n’a pas encore été fait.
Si le dossier de l’établissement principal possède également un numéro de TVA ou d’entreprise fictif dans notre plateforme, il faut d’abord l’enregistrer en utilisant le numéro de TVA réel et valide dans les paramètres du dossier.
Procédez comme suit :
- Allez dans le dossier de l’établissement principal avec le numéro d’entreprise fictif
- Ouvrez Paramètres du dossier / Données du dossier
- Cliquez sur "Enregistrer le dossier en tant que destinataire de Peppol"
- Saisissez un n° de TVA ou d’entreprise valide
- Cliquer sur “Commencer l’inscription”
- Enregistrez le dossier sur Peppol en vérifiant tous les champs et en les complétant si nécessaire
- Cliquez sur “Suivant”
- (Optionnel) Saisissez un ou plusieurs GLN pour ce dossier. L’attribution de GLN à d’autres dossiers/succursales est possible à une étape ultérieure.
- Cliquez sur "Suivant"
- Saisissez un numéro de compte
- L’enregistrement a été reçu!
- Cliquez sur "Fermer"
- Une fois l’enregistrement Peppol réussi, vous retrouverez les identifiants Peppol dans les paramètres du dossier.
À titre d’information, un identifiant Peppol qui commence par :
0088 : a été enregistré avec un GLN
0208 : a été enregistré avec un numéro d’entreprise
9925 : a été enregistré avec un numéro de TVA
Si le dossier est déjà enregistré quelque part, vous recevrez après quelques secondes un message indiquant qu’il est impossible de l’enregistrer sur Peppol, sauf si vous le désinscrivez d’abord auprès de l’autre point d’accès.
Pour garantir que les autres succursales/entités puissent également recevoir des documents via Peppol, vous devez ajouter un GLN à chaque (sous-)dossier.
Vous commencez de la même manière que pour l’établissement principal :
- Allez dans le « sous‑dossier » avec le numéro d’entreprise fictif
- Ouvrez Paramètres du dossier / Données du dossier
- Cliquez sur "Enregistrer le dossier en tant que destinataire de Peppol"
- Sur l’écran suivant, saisissez le même numéro d’entreprise que pour l’établissement principal.
- Cliquez sur “Commencer l’inscription”
- Vous recevrez alors le message suivant : "Le numéro de TVA ou d’entreprise saisi est déjà utilisé. Vous pouvez toutefois enregistrer le dossier sur Peppol via un Global Location Number (GLN). L’enregistrement Peppol existant deviendra alors l’enregistrement principal et sera complété avec ce GLN. "
- Cliquez sur “Enregistrer le dossier via GLN”
- Ajouter un GLN pour cette entité
- Cliquez sur "Enregistrer ce dossier"
- Une fois l’enregistrement réussi, vous le retrouverez dans les paramètres du dossier.
Important: lors de la désinscription d’un dossier principal, tous les dossiers qui y sont liés seront également désinscrits de Peppol.