A l'aide des profils d'accès pour les utilisateurs, l'on définit ce que les utilisateurs peuvent "faire et voir" dans le portail client de l'application. Le profil d’accès d’un utilisateur est bien évidemment étroitement lié à la configuration du dossier concerné. La configuration définit la ‘largeur’ maximale de l’accès au portail client.
Assigner les profils d'accès
L’assignement d’un profil d’accès d’un utilisateur est mise en place lors de la création d’un nouvel utilisateur ou plus tard dans les paramètres de configuration: Configuration – Utilisateurs.
Le profil même est définie par la valeur du champs ‘Profil’ :
6 profils d'accès disponibles
Administrator
- Les utilisateurs avec le profil ‘Administrator’ ont tous les droits dans le portail client de leur(s) dossier(s), y compris la gestion des paramètres de dossier qui peuvent être gérés directement via le portail client (fonction transmission automatique, la fonction des règles d’approbation, création d’un nouvel utilisateur,…)
- Les Administrator ont les mêmes droits que les utilisateurs ‘Full acces’. Les deux profils sont traités de la même manière dans le module de communication.
- Idéalement, au moins 1 Administrator est assigné par dossier. C’est également pour cela que c’est un paramètre par défaut.
Full Access
- Les utilisateurs avec le profil ‘Full Acces’ ont tous les droits dans le portail client de leur(s) dossier(s), excepté la gestion des paramètres de dossier.
- Les utilisateurs peuvent importer, traiter et envoyer des documents (= Document processing).
- Ils ont accès et une vue sur tous les chiffres et rapports qui leurs sont assignés, y compris l’archive digitale et l’historique des fournisseurs et clients. Ils bénéficient donc de tous les retours de la comptabilité (=Full feeback)
- En option, ils ont également accès au module de paiement et au menu ‘Financier’ (avec les numéros de comptes liés au dossier) si ces modules ont été activés dans le dossier
Document processing
- Les utilisateurs avec le profil ‘Document processing’ peuvent uniquement introduire, traiter et envoyer des documents dans les dossiers auxquels ils sont assignés.
- Ils n’ont pas de vue sur les chiffres et rapports de l’entreprise concernée et n’ont pas accès à l’archive et l’historique digitale du dossier.
- Ce profil est typiquement utilisé pour des collaborateurs (externe) du client PME ou du secrétariat qui s’occupe du traitement des facture entrantes.
Document processing + Archive
- Les utilisateurs avec le profil ‘Document processing + Archive’ peuvent introduire, traiter et envoyer des documents dans les dossiers qui sont leurs assignés, mais ont également, contrairement au profil ‘Document processing’, accès à l’archive digitale de ces dossiers.
Full Feedback
- Les utilisateurs avec le profil ‘Full feedback’ ont une vue sur tous les chiffres et rapports de l’entreprise, y compris l’archive digitale du dossier.
- Ces utilisateurs ne peuvent pas importer, traiter ni envoyer des documents (=Document processing).
- En option ces utilisateurs peuvent avoir accès au module de paiement et le menu ‘Financier’ (avec les numéros de comptes liés au dossier) si ces options sont activées dans le dossier.
- Ce profil est typiquement utilisé pour les chefs d’entreprise et/ou les administrateur (externe) du client PME qui n’ont rien avoir avec le traitement de documents.
Document Delivery
- Les utilisateurs avec le profil ‘Document delivery’ peuvent uniquement importer et envoyer des documents dans les dossiers dans lesquels ils sont assignés.
- Ils n’ont pas de vue sur les chiffres et rapports de l’entreprises concernée et n’ont pas accès à l’archive et l’historique digitale du dossier.
- Contrairement au profil ‘Document processing’, ils ont uniquement une vue et accès à leurs propres documents ou les documents qui doivent être approuvés par cette personne sur le portail client.
- Ce profil est typiquement utilisé pour des collaborateurs (externe) qui doivent pouvoir introduire, principalement via l’application mobile, des documents et bons , mais qui pour le reste ne nécessitent aucune fonctionnalité du portail.
Attention : si un profil est modifié pour un dossier, il est automatiquement modifié pour cet utilisateur pour tous les dossiers. Si quelqu'un veut un profil différent pour un dossier particulier, il faut créer un nouvel utilisateur avec une adresse e-mail différente. Cela peut être pour la même personne, mais donc avec une autre adresse e-mail.
Accès pour des nouveaux utilisateurs
A un dossier il peut y avoir assigné aucun, un ou plusiers client-utilisateurs.
La demande d’accès pour un nouvel utilisateur au portail client est généralement lancée à partir du portail client: Paramètres – Demande d’un nouvel utilisateur:
La demande est envoyée par mail et arrive dans la boîte mail du responsable assigné du dossier (bureau, collaborateur ou groupe de clients).
Plus tard les utilisateurs avec le profil Administrator pourront sans l’intervention du collaborateur de bureau, créer des utilisateurs à leur dossier .