Introduction
Notre plateforme offre plusieurs options pour valider les propositions d'écriture:
- Validation par un collaborateur
- Validation par un collaborateur avec input du client (sujet de cet article)
- Validation par le client
L'option de Validation par un collaborateur avec input du client est également appelée variante hybride.
Cette option fonctionne en deux étapes:
- Après avoir envoyé les factures à partir des boîtes, les utilisateurs clients ont la possibilité d’ajuster et / ou de valider la proposition d'écriture. Pour cela, ils reçoivent une liste de travail complète.
- Une fois que le client a envoyé les documents dans l'étape précédente, ils apparaissent dans la liste de travail du collaborateur de bureau. Ici encore, des validations / ajustements peuvent être effectués par le collaborateur (avant l'envoi au logiciel de comptabilité)
Paramétrage
Paramètres du dossier
Pour activer ce type de validation, vous pouvez naviguer jusqu'aux paramètres du dossier => Annoter. Ici, vous devez régler l'option "Validation par" sur "Un collaborateur avec input du client".
Affichage dans l'écran Client actifs
Dans l'écran Client actifs, les dossiers hybrides sont facilement reconnaissables : la valeur de la colonne "Documents à valider" est affichée en jaune et la cellule contient deux chiffres :
Dans cet exemple, le client doit encore valider 2 documents, et 24 documents ont déjà été transmis par le client, ce qui permet au collaborateur d'effectuer sa validation.
Affichage dans le portail client
Sous les boîtes Achat, Vente et Divers, les deux étapes de validation sont visibles :
- Envoi : validation et/ou ajustements à effectuer par le client
- En cours de traitement : validation par le client déjà effectuée, validation à effectuer par le collaborateur de bureau
Validation par le client
La validation par le client s'effectue dans une liste de travail complète avec toutes les fonctionnalités connues.
Un certain nombre de points spécifiques s'appliquent :
- Un statut "Checked" ne s'applique pas à cette étape. Même après validation par le client, le statut reste "ok".
- Le client peut utiliser les cases à cocher par ligne pour indiquer les documents qu'il souhaite envoyer. S'il souhaite envoyer tous les documents, il peut cliquer sur la case à cocher en haut - au niveau des des titres des colonnes, puis envoyer.
- Il n’existe aucun contrôle de statut avant que les documents puissent être envoyés. En d'autres termes: les documents avec un statut rouge (par exemple: NOK) peuvent également être envoyés à l'étape suivante.
Validation par un collaborateur
Il n'y a aucun impact sur la validation par un collaborateur de bureau. La liste de travail peut être ouverte à partir de l'écran Clients actifs et à partir de là, les factures envoyées par le client peuvent être ajustées, validées et envoyées au logiciel de comptabilité.