Introductie

Het platform biedt meerdere opties voor de validatie van de boekingsvoorstellen:

1. Validatie door de kantoormedewerker
2. Validatie door de kantoormedewerker met input van de klant (onderwerp van dit artikel)
3. Validatie door de klant

De optie validatie door de kantoormedewerker met input van de klant wordt ook wel de hybride variant genoemd. 

Concreet werkt deze optie in twee stappen:

• Na het verzenden van de facturen vanuit de postbussen, hebben de klant-gebruikers de mogelijkheid om het boekingsvoorstel aan te passen en/of te valideren. Hiervoor krijgen ze een volwaardige werklijst ter beschikking.
• Nadat de klant documenten uit de vorige stap heeft verzonden, verschijnen de documenten in de werklijst voor de kantoormedewerker. Hier kunnen opnieuw validaties/aanpassingen worden doorgevoerd door de kantoormedewerker.

Instellen op dossierniveau

Dossierinstellingen

Om deze validatie-vorm in te stellen kan u navigeren naar dossierinstellingen => Annoteren. Hier dient u de optie "Validatie door" in te stellen op "Een kantoormedewerker met input klant"

Weergave in de actieve klanten monitor

In de actieve klanten monitor kunnen hybride dossiers gemakkelijk herkend worden: de waarde in de kolom "Te valideren documenten" wordt weergegeven in het geel, en in de cel staan twee getallen:

In dit voorbeeld dient de klant nog twee documenten te valideren, en zijn er 24 documenten reeds doorgestuurd door de klant, waarbij de kantoormedewerker de validatie kan uitvoeren.

Weergave in het klantenportaal

In het klantenportaal zullen de postbussen er als volgt uit zien:

Onder de postbussen Aankoop, Verkoop, en Divers zijn de twee validatie-stappen zichtbaar:

• Verzenden: validatie en/of aanpassingen uit te voeren door de klant
• In verwerking: validatie door klant reeds uitgevoerd, validatie uit te voeren door de kantoormedewerker

Validatie door de kmo

De validatie door de kmo-medewerker gebeurt in een volwaardige werklijst met alle gekende functionaliteiten. Een aantal specifieke punten zijn van toepassing:

• Een "Checked"-status is niet van toepassing in deze stap. Ook na validatie door de kmo-medewerker blijft de status op "ok".
• De kmo-medewerker kan via de checkboxes per rij aanduiden welke documenten hij wil verzenden. Indien hij alle documenten wil verzenden, kan hij op de checkbox ter hoogte van de kolomtitels klikken en daarna verzenden. 
• Er zijn géén checks op status vooraleer de documenten verzonden kunnen worden. Met andere woorden: ook documenten met een rode status (bv: NOK) kunnen verzonden worden naar de volgende stap.

Validatie door de kantoormedewerker

Er is géén impact op de validatie door een kantoormedewerker. Vanuit de actieve klanten monitor kan de werklijst worden geopend, en van daaruit kunnen de facturen die door de klant zijn verzonden worden aangepast, gevalideerd, en naar het boekhoudpakket verstuurd worden.