Bij de configuratie van een dossier kan je o.a. dossierbeheerders gaan bepalen, gebruikers van het klantenportaal, boekperiodes, BTW-codes en meer. Er kunnen ook afwijkingen worden ingevoerd ten opzichte van de kantoorinstellingen die standaard worden overgenomen als er een nieuw dossier geactiveerd wordt.
Dagboeken
Extra instellingen voor "Dagboeken", ten opzichte van deze die al aan bod kwamen bij de kantoorinstellingen:
- Formaat documentnummer: bepaal het formaat van de documentnummering als dit afwijkt van de kantoorinstellingen. Het is belangrijk om vóór de opstart van het dossier het juiste formaat in te stellen. Klik op het vraagteken voor uitleg bij de te gebruiken notering.
- Volgend documentnummer: welk documentnummer moet de volgende aankoopfactuur krijgen in het betreffende aankoopdagboek? (Doel: zelf het eerste volgnummer bepalen bij de opstart van een dossier).
- Vreemde valuta: kan er al dan niet in vreemde munt geboekt worden in dit dossier?
Indien gewenst, kan een extra ‘digitaal’ dagboek toegevoegd worden.
Het dagboek moet reeds beschikbaar zijn in het boekhoudpakket:
- Kies het dagboek uit de lijst onderaan en geef een alias en beschrijving in voor het geselecteerde dagboek
- Duid aan (Ja/Nee) of het aan te maken dagboek enkel voor creditnota’s zal dienen en/of op vreemde valuta geboekt moet kunnen worden
- Gebruik het vinkje ‘Volgnr links’ als de factuurnummers op die manier vermeld worden op de facturen (vb. 00012019)
- Geef de eerste boekperiode aan waarin mag geboekt worden
(Zie ook FAQ: Dagboeken)
Rubrieken resultatenrekeningen/Andere rubrieken
Via deze configuratie kan je het rubriekenschema van het dossier beheren.
Het rubriekenschema bevat de instellingen die horen bij de resultatenrekeningen van het dossier.
Bij de activatie van een nieuw dossier wordt het Kantoorschema doorlopen om de parameters van het rubriekenschema te initiëren. Bij aanpassingen aan het Kantoorschema, kan het rubriekenschema in deze configuratie ook worden gereset.
De instellingen in het rubriekenschema kunnen helpen om de verrijking van de facturen te verbeteren.
Via deze configuratie kunnen ook andere (niet resultaten-) rekeningen opengesteld worden voor annotatie (bijv. balansrekeningen of bepaalde 4-rekeningen).
Zie ook FAQ: Hoe werkt het kantoorschema voor resultatenrekeningen?
BTW-codes
Hier vind je een overzicht van alle BTW-codes die voor het betreffende dossier in gebruik zijn.
Je kan BTW-codes per dossier verwijderen en aanpassen, per dagboektype, door op het icoontje ‘Bewerken’ te klikken achteraan een regel.
- Wijzig de zichtbare omschrijving (alias) van de BTW code voor dit dossier
- Wijzig het type van de BTW code (diensten, goederen, investeringen,…)
- Wijzig de regio van de BTW code (nationaal, EU, non-EU)
- …
(doe dit best in samenspraak met ons Support Team)
Boekperiodes
Via deze configuratie vind je het overzicht van de open en gesloten boekperiodes per dagboek.
Door te klikken op de status achter een bepaalde boekperiode, kan desgewenst manueel bepaald worden welke boekperiodes nog dienen geopend of gesloten te worden.
Bij opmaak van een boekingsvoorstel, probeert ons platform steeds de correcte boekperiode voor te stellen, aan de hand van de factuurdatum en de beschikbare, openstaande boekperiodes.
Gebruikers
Hier kunnen de gebruikers van het dossier worden aangemaakt en beheerd.
De klant-gebruikers krijgen toegang tot het klantenportaal, niet tot de beheermodule.
Bij aanmaak van een gebruiker op basis van zijn e-mailadres, ontvangt de gebruiker een e-mail met zijn inloggegevens voor het klantenportaal.
Er zijn verschillende profielen beschikbaar voor een gebruiker.
Het profiel bepaalt zijn toegang tot het klantenportaal.
Let op het verband met de Dossier-configuratie (zie Dossierinstellingen), die nl. de maximale ‘breedte’ van de toegang bepaalt.
- Administrator: Gebruikers met dit profiel hebben alle rechten in het klantenportaal voor hun dossier(s), inclusief het beheren van de dossierinstellingen die rechtstreeks via het klantenportaal kunnen worden beheerd (autoforward-en goedkeuringsregels, aanmaak nieuwe gebruikers,...)
- Full access: Met dit profiel heeft de gebruiker alle rechten binnen het klantenportaal en toegang tot alle data en documenten van het dossier.
- Document processing: Deze gebruiker kan documenten invoeren en bewerken maar heeft geen toegang tot het dashboard, de rapporten of het archief.
- Document processing + Archive: Deze gebruiker kan documenten invoeren en bewerken en heeft ook toegang tot het archief (maar niet tot het dashboard en de rapporten).
- Full feedback: Deze gebruiker kan geen documenten invoeren of bewerken, maar heeft wel toegang tot het dashboard, de rapporten en het archief.
- Document Delivery: Deze gebruiker kan enkel documenten aanleveren via de mobiele applicatie en het klantenportaal. Hij kan echter geen documenten bewerken of verzenden en heeft ook geen toegang het dashboard, de rapporten of het archief.
Dossierbeheerder en Klantgroep
Via de configuratie Dossierbeheerder en Klantgroep wordt ingesteld welke medewerkers toegang krijgen tot dit dossier via de actieve klanten monitor.
- Dossierbeheerder: de oude dossierbeheerder (bij activatie van het dossier), de eventuele nieuwe dossierbeheerder en de medewerkers die toegang krijgen tot het dossier
- Klantgroep: de oude klantgroep (bij activatie van het dossier) en de eventuele nieuwe klantgroep voor dit dossier
Dashboard GL-rekeningen
Via de configuratie Dashboard-GL rekeningen kan geopteerd worden om de stand van de 4- en de 58-rekeningen van het dossier op te nemen onderaan het dashboard in het klantenportaal. Indien geactiveerd, kunnen de details voor deze rekeningen worden geraadpleegd in de Historiek.
Apps en links
Hier kunnen de apps & links, die beschikbaar zijn in het app center van het klantenportaal, worden ge(de)activeerd.
- Enkele standaard apps staan altijd actief.
- Indien gewenst, kan je voor een app een dossierspecifieke URL invullen.
Financiële dagboeken
Via Financiële dagboeken kan je bepalen wat in het klantenportaal verschijnt onder de tab “Financieel”:
- Welke rekeningen met transacties zichtbaar zullen zijn
- Of CODA-gegevens worden getoond of niet
- Op welke positie in het scherm “Financieel” de rekening wordt getoond