Het synchronisatie-mechanisme (of Sync) zorgt ervoor dat de toestand van de boekhouding (zoals gekend in het boekhoudpakket) ingelezen wordt of ‘gesynchroniseerd’ wordt met ons platform.
Doel van de synchronisatie: de cijfers en de rapportering in het klantenportaal correct weergeven, conform de situatie in het boekhoudpakket.
Er zijn vier verschillende types synchronisatie:
- Automatische synchronisatie bij het doorsturen van boekingsvoorstellen: als je boekingsvoorstellen verstuurt vanuit de werklijst naar het boekhoudpakket worden ze ook automatisch geregistreerd in ons platform. Hierin worden geen “matching” updates meegenomen.
- Automatische nachtelijke synchronisatie: elke nacht wordt een incrementele synchronisatie uitgevoerd van gewijzigde dossiers, inclusief alle “matchings” of “afpuntingen” van facturen met betalingen. Alle wijzigingen in het boekhoudpakket, ten opzichte van de vorige synchronisatie, worden overgenomen in ons platform. Deze actie heeft géén impact op de datum “Boekhouding bijgewerkt tot” in het klantenportaal.
- Maandelijkse, automatische, volledige synchronisatie: een keer per maand, op een willekeurige dag, verandert de nachtelijke incrementele sync in een volledige sync, waarmee alles wordt overgezet. Met een ‘volledige’ synchronisatie wordt de boekhouding in zijn totaliteit opnieuw ingeladen in ons platform, dus niet alleen de wijzigingen die zich (recent) voordeden in de boekhouding, maar ook heel de historiek (het verleden). Je kan het beschouwen als een soort ‘reset’ van het dossier.
- Manuele synchronisatie: een manuele synchronisatie laat je toe om een incrementele of volledige synchronisatie uit te voeren zonder te moeten wachten tot de volgende automatische sync. Dat is handig, bijvoorbeeld na het opstellen van een BTW-aangifte of na het boeken van afschrijvingen in het boekhoudpakket.
Vul volgende velden in:
- Dossier bijgewerkt tot: datum tot wanneer de boekhouding door de dossierbeheerder werd bijgewerkt. Deze datum wordt weergegeven in klantenportaal.
- Teller boekingsvoorstellen resetten: bij het aanvinken van dit vakje, wordt de blauwe teller in de actieve klanten monitor voor dit dossier op “0” gezet.
==> Deze twee acties kan je ook uitvoeren voor meerdere documenten tegelijk via de AKM (zie De actieve klantenmonitor: overzicht van actieve dossiers)
- Je kan de klant eventueel via mail op de hoogte brengen van de update van het dossier. Een standaard e-mail zal worden uitgestuurd.
- Nieuwe actieve boekingsperiode instellen: als je hier een nieuwe periode selecteert, worden de voorgaande boekperiodes automatisch afgesloten in ons platform.
Als er al een automatische synchronisatie gepland is voor dit dossier, kan je deze gegevens gewoon updaten.
- Volledige synchronisatie: slechts uitzonderlijk te gebruiken voor synchronisatie van de volledige boekhouding en enkel nodig bij grote wijzigingen (vb aanpassing in afgesloten boekperiode, herschikking boekjaren, correcties historische data, installatie van backup,…). Ook voor dossiers waar lang niet meer op gewerkt is, kan een volledige synchronisatie nodig zijn om de correcte toestand in ons platform over te nemen. Aanvullend is er nog één extra onderdeel dat door een gewone sync niet kan worden meegenomen en dat zijn verwijderingen in de boekingen of tegenpartijen. Er wordt gecontroleerd op de timestamp van alle boekingen, maar een verwijdering wordt in vrijwel alle boekhoudprogramma's “hard deleted”, en heeft zo geen traceerbaar spoor meer.
Ten slotte kan ook de installatie van een nieuwe versie van de connector aanleiding geven tot het uitvoeren van een volledige synchronisatie, bijvoorbeeld om nieuwe, aanvullende data uit de boekhouding op te halen en naar ons platform te sturen. Dergelijke (grootschalige) Sync-opdrachten worden typisch door het Support Team uitgevoerd.
Opgelet: een volledige synchronisatie legt een zware belasting op het netwerk, op de kantoorserver(s) en de interfaces! Het is dus zeker niet wenselijk om systematisch een “volledige” synchronisatie uit te voeren. Enkel wanneer er onverklaarbare verschillen vast te stellen zijn tussen ons platform en het boelhoudpakket kan een volledige synchronisatie uitgevoerd worden als eerste corrigerende actie.
Goed om weten:
- Een manuele synchronisatie zet een taak klaar voor de connector. De connector zal deze taak oppikken de volgende keer dat hij actief wordt (dit kan tot tien minuten duren)
- De opvolging van taken is beschikbaar in het tabblad "Monitoring" van de beheermodule