Nadat je de kantoorinstellingen hebt bepaald, kan je per dossier andere instellingen aangeven die afwijken van die kantoorinstellingen.
Vanuit de "Actieve klanten monitor" ga je naar de Dossierinstellingen door te klikken op de naam van het gewenste dossier of door gebruik te maken van de "Acties" achteraan op de lijn van het dossier.
Onder de dossiernaam kan je extra informatie toevoegen via dossierlabels. In de Actieve Klanten Monitor kan je op die labels zoeken.
We bespreken verschillende dossierinstellingen:
- Algemeen
- Annoteren
- Advanced
Algemeen
Selecteer de gewenste instellingen voor dit dossier in “Algemeen”.
Configuratie:
B. Doc. Processing + Archive: Het verwerken van documenten en het digitaal archief (geen overige terugkoppeling zoals dashboards en rapporten).
C. Doc. Processing + Full Feedback: De volledige oplossing van het klantenportaal: documentverwerking én terugkoppeling. (= standaard instelling)
D. Full Feedback: Enkel terugkoppeling (archief, dashboard en rapportering)
Toon de kerncijfers enkel voor de reeds verwerkte periodes?: De kantoorinstelling kan hier op dossierniveau ‘overruled’ worden. (Zie ook Alleen gevalideerde kerncijfers tonen op het dashboard)
Beperkte rapportering: financiële data worden niet getoond in het klantenportaal. Dit kan opportuun zijn voor éénmanszaken of voor dossiers waarvoor de financiële dagboeken slechts sporadisch worden bijgewerkt.
Nachtelijke synchronisatie: elke nacht wordt het dossier gesynchroniseerd met het boekhoudpakket. Elke nacht worden zo alle relevante aanpassingen in het boekhoudpakket overgenomen in ons platform. Deze optie staat standaard aangevinkt.
Deactiveer controle verkoopnummers: via deze instelling kan de controle op de consistentie en volgorde van de factuur-nummers bij de verwerking van verkoopfacturen (tijdelijk) gedeactiveerd worden.
Activeer menu Financieel: het al dan niet tonen van het tabblad Financieel en de financiële dagboeken in het klantenportaal (zie configuratie voor details).
Activeer betaalmodule: deze optie is standaard aangevinkt als je de betaalmodule hebt aangekocht. Je kan de betaalmodule hier desactiveren voor dit dossier door deze optie uit te vinken.
Betalingen klaarzetten vanuit de werklijst?: Maakt het mogelijk om betaalopdrachten klaar te zetten tijdens de verwerking van aankoopfacturen binnen dit dossier.
Bevestig je keuze(s) met “Opslaan”.
Annoteren
Ga naar “Annoteren” en kies de gewenste instellingen voor dit dossier.
Opgelet: afhankelijk van verschillende parameters zoals je kantoorinstellingen, de activatie van bepaalde modules en je boekhoudpakket zijn sommige opties al of niet aanwezig.
Kantoorschema: Als er meerdere kantoorschema’s beschikbaar zijn, selecteer je hier het juiste schema voor het dossier.
Validatie door*:
Validatie van de boekingsvoorstellen kan gebeuren door:
Een kantoormedewerker
- De klant verstuurt zijn ingevoerde documenten voor verwerking naar zijn kantoor.
- De boekingsvoorstellen worden automatisch aangemaakt en vervolgens door kantoormedewerkers gevalideerd, gecorrigeerd en verzonden naar de boekhouding in het boekhoudpakket.
Een kantoormedewerker met input van de klant – de zogenaamde ‘hybride’ werklijst
- De klant verstuurt zijn ingevoerde documenten voor verwerking.
- De klant kan vervolgens zelf de aangemaakte boekingsvoorstellen aanpassen en corrigeren in het klantenportaal.
- De boekingsvoorstellen worden nadien ter validatie aangeboden aan een kantoormedewerker.
- De kantoormedewerker verzendt de boekingsvoorstellen tenslotte definitief naar de boekhouding.
De klant
- De klant voert zijn documenten in via het klantenportaal en kan ze daar bewerken.
- De boekingsvoorstellen worden vervolgens door de klant zelf aangevuld adhv een werklijst in het klantenportaal, vervolgens gecorrigeerd en verzonden naar de boekhouding, zonder tussenkomst van een kantoormedewerker.
- Je kan de klant toegang geven tot zijn werklijst met diverse documenten door dit aan te geven in de kantoorinstellingen bij "Controledossiers" (dat geldt dan voor al je zelfboekers/controledossiers):
Gevalideerd verwerken: Deze optie zorgt ervoor dat boekingsvoorstellen ook als volwaardige ‘gevalideerde’ boekingen kunnen worden doorgestuurd naar het boekhoudpakket, en dus niet enkel met een (voorlopige) status ‘voorstel’.
Opgelet: deze optie is enkel beschikbaar voor een beperkt aantal boekhoudpakketten (zie Hoe kan ik een boekingsvoorstel als definitieve boeking doorsturen naar mijn boekhoudpakket?).
Wie kan documenten voor dit dossier annoteren? Met deze instelling bepaal je wie het dossier mag annoteren. Dit gaat over medewerkers die toegang hebben tot het dossier.
Iedereen met toegang tot het dossier
Beperkte toegang: in de velden die verschijnen vul je de emailadressen van de medewerkers of de naam van de medewerkersgroepen in die toegang krijgen tot dit dossier
Niemand (dossier blokkeren): met deze optie kan niemand het dossier nog annoteren
Kantoorstandaard: tussen haakjes staat de keuze die je gemaakt hebt in de kantoorinstellingen
Het aantal SLA dagen : als je met SLA's werkt en het aantal dagen wijkt af van de kantoorinstellingen, vul je hier het aantal dagen in waarin je de documenten zal verwerken van dit dossier.
Analytisch boeken actief: als de analytische module voor jouw kantoor actief is, kan je ze hier (de)activeren voor dit dossier. (zie: Hoe verwerk ik een analytisch dossier?)
Gebruik voertuigen: enkel beschikbaar voor Adsolut en Winbooks (zie: Een kost toewijzen aan een voertuig)
Dossier- en klantgegevens, Verrijken
Dossier-en klantgegevens: Naast algemene informatie over het dossier, kan hier onder andere worden ingesteld of het dossier al dan niet is vrijgesteld van BTW.
Verrijken:
- Met behulp van deze instellingen wordt bijvoorbeeld bepaald welke (standaard) tegenpartij ons platform selecteert als er geen tegenpartij wordt herkend door ons herkenningssysteem AIR op basis van een afgelezen btw-nummer.
- Diverse tegenpartij gebruiken indien geen btw-nr.: met deze optie wordt een tegenpartij zonder btw-nummer geboekt als "diverse tegenpartij"
- Standaard leverancier zonder btw-nr.: selecteer een standaard leverancier voor leveranciers zonder btw-nummer
- Particuliere klanten (zonder btw-nr.) aanmaken zorgt ervoor dat nieuwe tegenpartijen zonder btw-nummer worden aangemaakt als particuliere klant. Dat gebeurt op basis van herkende gegevens op het document. Als “Particuliere klanten aanmaken” is aangevinkt, worden de opties "Diverse tegenpartij gebruiken indien geen btw-nr.” en “Standaard klant zonder btw-nummer” gedeactiveerd.
- Standaard klant zonder btw-nr.: selecteer een standaard klant voor klanten zonder btw-nummer
- Standaard verkooprekening berekenen: de standaard verkooprekening wordt berekend op basis van de laatste (minimum) 10 verkoopfacturen. Als 90% van die verkoopfacturen op dezelfde grootboekrekening wordt geboekt, dan wordt die rekening automatisch voorgesteld in het boekingsvoorstel. Er gebeurt een permanente evaluatie en herberekening. Als deze optie is aangevinkt, wordt er geen rekening meer gehouden met de ingestelde “Standaard verkooprekening”.
- Eigen btw-nummers: voor een onderneming met meerdere btw-nummers kan hier de verschillende btw-nummers ingeven, zodat die niet beschouwd worden als een tegenpartij.