Nadat je de kantoorinstellingen hebt bepaald, kan je per dossier nog andere instellingen aangeven, waarbij je eventueel kantoorinstellingen voor dat specifieke dossier kan wijzigen.
Vanuit de "Actieve klanten monitor" ga je naar de Dossierinstellingen door te klikken op de naam van het gewenste dossier of door gebruik te maken van de "Acties" achteraan op de lijn van het dossier.
Onder de dossiernaam kan je extra informatie toevoegen via dossierlabels. In de Actieve Klanten Monitor kan je op die labels zoeken.
We bespreken verschillende dossierinstellingen:
- Algemeen
- Annoteren
- Advanced
Algemeen
Selecteer de gewenste instellingen voor dit dossier in “Algemeen”.
Configuratie:
B. Doc. Processing + Archive: Het verwerken van documenten en het digitaal archief (geen overige terugkoppeling zoals dashboards en rapporten).
C. Doc. Processing + Full Feedback: De volledige oplossing van het klantenportaal: documentverwerking én terugkoppeling. (= standaard instelling)
D. Full Feedback: Enkel terugkoppeling (archief, dashboard en rapportering)
Toon de kerncijfers enkel voor de reeds verwerkte periodes?: De kantoorinstelling kan hier op dossierniveau ‘overruled’ worden.
Beperkte rapportering: financiële data worden niet getoond in het klantenportaal. Dit kan opportuun zijn voor éénmanszaken of voor dossiers waarvoor de financiële dagboeken slechts sporadisch worden bijgewerkt.
Nachtelijke synchronisatie: elke nacht wordt het dossier gesynchroniseerd met het boekhoudpakket. Elke nacht worden zo alle relevante aanpassingen in het boekhoudpakket overgenomen in ons platform. Deze optie staat standaard aangevinkt.
Deactiveer controle verkoopnummers: via deze instelling kan de controle op de consistentie en volgorde van de factuur-nummers bij de verwerking van verkoopfacturen (tijdelijk) gedeactiveerd worden.
Activeer menu Financieel: het al dan niet tonen van het tabblad Financieel en de financiële dagboeken in het klantenportaal (zie configuratie voor details).
Activeer betaalmodule: deze optie is standaard aangevinkt als je de betaalmodule hebt aangekocht. Je kan de betaalmodule hier desactiveren voor dit dossier door deze optie uit te vinken.
Betalingen klaarzetten vanuit de werklijst?: Maakt het mogelijk om betaalopdrachten klaar te zetten tijdens de verwerking van aankoopfacturen binnen dit dossier.
Bevestig je keuze(s) met “Opslaan”.
Annoteren
Ga naar “Annoteren” en kies de gewenste instellingen voor dit dossier.
Kantoorschema: Als er meerdere kantoorschema’s beschikbaar zijn, selecteer je hier het juiste schema voor het dossier.
Gevalideerd verwerken: Deze optie zorgt ervoor dat boekingsvoorstellen ook als volwaardige ‘gevalideerde’ boekingen kunnen worden doorgestuurd naar het boekhoudpakket, en dus niet enkel met een (voorlopige) status ‘voorstel’.
Opgelet: deze optie is enkel beschikbaar voor een beperkt aantal boekhoudpakketten (zie Hoe kan ik een boekingsvoorstel als definitieve boeking doorsturen naar mijn boekhoudpakket?).
Validatie door*:
Validatie van de boekingsvoorstellen kan gebeuren door:
Een kantoormedewerker
- De klant verstuurt zijn ingevoerde documenten voor verwerking naar zijn kantoor.
- De boekingsvoorstellen worden automatisch aangemaakt en vervolgens door kantoormedewerkers gevalideerd, gecorrigeerd en verzonden naar de boekhouding in het boekhoudpakket.
Een kantoormedewerker met input van de klant – de zogenaamde ‘hybride’ werklijst
- De klant verstuurt zijn ingevoerde documenten voor verwerking.
- De klant kan vervolgens zelf de aangemaakte boekingsvoorstellen aanpassen en corrigeren in het klantenportaal.
- De boekingsvoorstellen worden nadien ter validatie aangeboden aan een kantoormedewerker.
- De kantoormedewerker verzendt de boekingsvoorstellen tenslotte definitief naar de boekhouding.
De klant
- De klant voert zijn documenten in via het klantenportaal en kan ze daar bewerken.
- De boekingsvoorstellen worden vervolgens door de klant zelf aangevuld adhv een werklijst in het klantenportaal, vervolgens gecorrigeerd en verzonden naar de boekhouding, zonder tussenkomst van een kantoormedewerker.
Dossier- en klantgegevens, Verrijken
Dossier-en klantgegevens: Naast algemene informatie over het dossier, kan hier onder andere worden ingesteld of het dossier al dan niet is vrijgesteld van BTW.
Verrijken:
- Met behulp van deze instellingen wordt bijvoorbeeld bepaald welke tegenpartij ons platform selecteert als er geen tegenpartij wordt herkend door AIR op basis van een afgelezen btw-nummer.
- Een onderneming met meerdere btw-nummers kan hier zijn verschillende btw-nummers ingeven, zodat die niet beschouwd worden als een tegenpartij.
- Daarnaast kunnen er ook 4 specifieke trefwoorden voor het dossier worden ingegeven voor een verbeterde herkenning van de verkoopfacturen van het betreffende dossier. (Vb Factuurbedrag > Totale prijs)