Het toegangsprofiel bepaalt wat je klanten (gebruikers) kunnen "doen en zien" in het klantenportaal.
Uiteraard hangt het toegangsprofiel van de klant-eindgebruiker nauw samen met de Dossierconfiguratie van het betreffende dossier. De configuratie bepaalt immers de maximale "breedte" van de toegang tot het klantenportaal.
Toegangsprofielen toewijzen
De toewijzing van het toegangsprofiel gebeurt bij de creatie van een nieuwe gebruiker of nadien via de configuratie-parameters op dossierniveau: Configuratie - Gebruikers.
Het toegangsprofiel zelf wordt bepaald door de waarde in het veld "Profiel":
6 mogelijke toegangsprofielen
Administrator
- Klant-eindgebruikers met het Administrator-profiel hebben alle rechten in het klantenportaal van hun dossier(s), inclusief het beheren van de dossierinstellingen die rechtstreeks via het klantenportaal kunnen worden beheerd (vb: autoforward-en goedkeuringsregels)
- Verder hebben Administrators dezelfde rechten als de "Full Access" gebruikers. In de Communicatie-module worden beide profielen ook op dezelfde manier behandeld.
- Idealiter wordt er minstens 1 Administrator profiel per dossier toegewezen. Daarom is het ook de standaard-instelling.
Full Access
- Klant-eindgebruikers met het profiel "Full Access" hebben alle rechten in het klantenportaal, exclusief het beheren van de dossierinstellingen (zie Administrator).
- De eindgebruikers kunnen documenten invoeren, verwerken en doorsturen (=Document processing).
- Ze hebben bovendien toegang en zicht op alle cijfers en rapporten van de toegewezen dossiers, inclusief het digitaal archief en de historiek Leveranciers en Klanten. Ze genieten met andere woorden van de volledige terugkoppeling van de boekhouding (=Full Feedback).
- Optioneel hebben ze ook toegang tot de "Betaalmodule" en het menu "Financieel" (met de bankrekeningen gekoppeld aan het dossier) indien deze modules werden geactiveerd op het dossier.
Document processing
- Klant-eindgebruikers met het profiel "Document Processing" kunnen enkel documenten invoeren, verwerken en doorsturen voor de toegewezen dossiers.
- Ze hebben geen zicht op de cijfers en rapporten van de betreffende onderneming(en) en hebben ook geen toegang tot het digitaal archief en de historiek van het dossier.
- Het profiel wordt typisch gebruikt voor de (externe) administratieve medewerkers van de KMO-klant of het secretariaat dat belast wordt met het verwerken van inkomende facturen.
Document processing + Archive
- Klant-eindgebruikers met het profiel "Document processing + Archive" kunnen documenten invoeren, verwerken en doorsturen binnen de toegewezen dossiers maar hebben bovendien, in tegenstelling tot het profiel "Document processing" ook toegang tot het digitaal archief van deze dossiers.
Full Feedback
- Klant-eindgebruikers met het profiel "Full Feedback" hebben zicht op alle cijfers en rapporten van de onderneming, inclusief het digitaal archief van het dossier.
- Deze eindgebruikers kunnen geen documenten invoeren, verwerken en doorsturen (=Document processing).
- Optioneel hebben ze ook toegang tot de "Betaalmodule" en het menu "Financieel" (met de bankrekeningen gekoppeld aan het dossier) indien deze modules werden geactiveerd op het dossier.
- Het profiel wordt typisch gebruikt voor de bedrijfsleiders en/of (externe) bestuurders van de KMO-klantonderneming die niet betrokken zijn bij de documentverwerking.
Document Delivery
- Klant-eindgebruikers met het profiel "Document Delivery" kunnen enkel documenten invoeren en doorsturen binnen de toegewezen dossiers.
- Ze hebben geen zicht op de cijfers en de rapporten van de betreffende onderneming(en) en hebben ook geen toegang tot het digitaal archief en de historiek van het dossier.
- In tegenstelling tot het profiel 'Document processing' hebben ze enkel zicht op en toegang tot de eigen documenten of de documenten die door deze persoon moeten worden goedgekeurd in het klantenportaal.
- Het profiel wordt typisch gebruikt voor (externe) medewerkers die, voornamelijk via de mobiele app, documenten en bonnetjes moeten kunnen aanleveren maar verder geen portaalfunctionaliteit behoeven.
Opgelet: als een profiel gewijzigd wordt voor één dossier, wordt het voor die gebruiker automatisch gewijzigd voor alle dossiers. Als iemand een ander profiel wil voor een bepaald dossier, moet er een nieuwe gebruiker worden gecreëerd met een ander e-mailadres. Dat kan voor dezelfde persoon zijn, maar dus met een ander e-mailadres.
Nieuwe gebruikers toegang geven
Aan een dossier kunnen geen (lees 0), één of meerdere gebruikers toegewezen worden.
De aanvraag om een nieuwe gebruiker toegang te geven tot het klantenportaal wordt typisch gelanceerd vanuit het klantenportaal: Dossierinstellingen - Nieuwe account aanvragen:
De aanvraag wordt verstuurd via e-mail en komt terecht op het e-mailadres van de toegewezen verantwoordelijke van het dossier (kantoor, dossierbeheerder of klantgroep).
Later zullen de klant-eindgebruikers met profiel "Administrator" autonoom (lees: zonder tussenkomst van een kantoormedewerker) nieuwe eindgebruikers voor hun dossier kunnen aanmaken.