Bepaal de ontvangers van automatische e-mails voor je kantoor

E-mailadres bepalen voor welkomstmail naar nieuwe klant-gebruikers

Bij het aanmaken van nieuwe klant-gebruikers wordt een welkomstmail verstuurd naar de klant met login-gegevens en instructies voor het instellen van het initiële wachtwoord.

Het e-mailadres dat hiervoor gebruikt wordt, wordt als volgt bepaald:

• Heeft het dossier een dossierbeheerder?
  1. Ja : e-mail wordt verstuurd in naam van de dossierbeheerder
  2. Neen : Zit het dossier in een klantgroep en is het e-mailadres ingevuld?
     1. Ja : e-mail verstuurd vanuit het emailadres van de klantgroep
     2. Neen : Is er een functioneel emailadres van het boekhoudkantoor?
        1. Ja : e-mail wordt verstuurd vanuit dat e-mailadres
        2. Neen : e-mail wordt verzonden vanuit het communicatie-emailadres van het kantoor 

Als je een noReply e-mailadres wenst te gebruiken als afzender, kan je dat ingeven in het veld 'Functioneel e-mailadres':

Mogelijke foutmeldingen:

1. De emailopzet voor het portaal is niet correct gebeurd. In dat geval contacteer je best ons support team dat met de IT-partner van het kantoor zal afstemmen om de nodige wijzigingen aan te brengen.
2. De klant-gebruiker is al actief bij een andere accountant. Omwille van veiligheidsredenen is het niet toegestaan om met eenzelfde emailadres bij meerdere accountants actief te zijn. Om bij beide accountants te kunnen blijven inloggen, adviseren we om bij één van beiden een nieuwe gebruiker te laten aanmaken, met een ander emailadres of met een alias van hetzelfde emailadres.

Ontvangers automatische e-mails bepalen

Ons platform stuurt automatische e-mails uit om je op de hoogte te houden van bepaalde gebeurtenissen:  

• Gefaalde taken: er is iets misgegaan en je moet een actie uitvoeren om bv. een document te kunnen verwerken
• Berichten van de communicatiemodule: er staat een bericht klaar van een klant
• Documenten btw ok: een klant meldt dat hij alle documenten voor de lopende btw-periode heeft doorgestuurd
• Gebruikersaanvragen: aanvragen om bv. een nieuwe gebruiker van het platform te creëren

Je kan zelf kiezen welke mail naar welke kantoormedewerker(s) wordt gestuurd. Als je geen keuze maakt, blijft het cascade-systeem (dossierbeheerder> klantgroep>functioneel e-mailadres>communicatie e-mailadres) behouden, zoals hierboven beschreven.

• Ga naar Kantoorinstellingen/Communicatie/E-mailinstellingen/Ontvangers automatische e-mails
• In de kolom “Configuratie” selecteer “Gepersonaliseerd”
• In de kolom “Ontvangers”, selecteer wie welke mails moet ontvangen. Je kan meer dan één ontvanger kiezen.