Le mécanisme de synchronisation (ou Sync) consiste à importer l'état de la comptabilité (telle qu'elle se présente dans le logiciel comptable), autrement dit de la synchroniser avec notre plate-forme.
But de la synchronisation : Les chiffres et les rapports inclus dans le portail client sont correctement affichés, en accord avec la situation dans le logiciel comptable.
Il existe différents types de synchronisation :
- Synchronisation automatique à l'envoi de propositions d'écritures : lorsque vous envoyez des propositions d'écritures de la liste de travail au logiciel comptable, elles sont également automatiquement enregistrées dans notre plateforme. Aucune mise à jour "matching" n'est incluse.
- Synchronisation automatique de nuit : toutes les nuits, une synchronisation incrémentale est effectuée concernant les dossiers modifiés, y compris les "matchings" ou "pointages" de factures avec des paiements. Toutes les modifications dans le logiciel comptable par rapport à la synchronisation précédente sont reprises sur notre plateforme. Cette action est sans impact sur la date "Comptabilité mise à jour jusqu'au" dans le portail client.
- Synchronisation mensuelle, automatique, complète : une fois par mois, un jour quelconque, la synchronisation incrémentale nocturne est remplacée par une synchronisation complète, avec transfert du tout. Avec une synchronisation complète, la comptabilité est rechargée dans son intégralité sur notre plate-forme, donc pas seulement les changements qui ont (récemment) eu lieu dans les comptes, mais aussi tout l'historique (le passé). C'est une sorte de "réinitialisation" du dossier.
- Synchronisation manuelle : une synchronisation manuelle vous permet d'effectuer une synchronisation incrémentale ou complète sans avoir à attendre la prochaine synchronisation automatique. C'est notamment pratique après l'établissement d'une déclaration TVA après l'enregistrement d'amortissements dans le logiciel comptable.
Complétez les champs suivants :
- Comptabilité mise à jour jusqu'au : date jusqu'à laquelle la comptabilité a été mise à jour par le gestionnaire de dossier. Cette date est indiquée dans le portail client.
- Remise à zéro du compteur des propositions d'écritures : si vous cochez cette case, le compteur bleu dans l'écran des clients actifs pour ce dossier est remis "à zéro".
==> Vous pouvez prendre ces deux actions pour plusieurs documents en même temps via l'écran "Clients actifs" (Voir: Clients actifs: aperçu des dossiers actifs)
- Vous pouvez éventuellement informer le client par mail à propos de la mise à jour du dossier. Un e-mail standard sera envoyé.
- Définir la nouvelle période active : si vous sélectionnez une nouvelle période ici, les périodes comptables précédentes seront automatiquement clôturées sur notre plateforme. Si une synchronisation automatique est déjà planifiée pour ce dossier, il suffit de mettre à jour ces données.
- Synchronisation complète : à n'utiliser qu'exceptionnellement pour la synchronisation de la comptabilité complète et uniquement nécessaire lors de grandes modifications (par ex. ajustement de l'exercice clôturé, redistribution des exercices, corrections sur données historiques, mise en place d'un back-up, etc.). Les dossiers qui n'ont plus été travaillés depuis longtemps peuvent également nécessiter une synchronisation complète afin d'en importer l'état exact sur notre plateforme. Il y a encore un élément supplémentaire qui ne peut pas être inclus dans une synchronisation régulière, à savoir les suppressions dans les écritures ou les contreparties. L'horodatage de toutes les entrées est vérifié, mais une suppression est "hard deleted" dans presque tous les logiciels comptables, et n'est donc pas traçable.
Enfin, l'installation d'une nouvelle version du connecteur peut également donner lieu à une synchronisation complète, par exemple pour récupérer de nouvelles données supplémentaires dans la comptabilité et les envoyer à notre plateforme. Ces synchronisations à grande échelle sont généralement exécutées par l'équipe de support.
Attention : Une synchronisation complète sollicite lourdement le réseau, les serveurs de bureau et les interfaces !
Il n'est donc clairement pas souhaitable d'y recourir systématiquement. Ce n'est que lorsqu'il existe des différences inexplicables entre notre plateforme et le logiciel comptable qu'une synchronisation complète peut être effectuée comme première action corrective.
Bon à savoir :
- Une synchronisation manuelle programme une tâche pour le connecteur, qui la prendra en charge la prochaine fois qu'il sera actif (cela peut durer dix minutes).
- Le suivi des tâches est disponible dans l'onglet "Monitoring" du module de gestion