Paramètres de bureau
Dans Bureau/Paramètres, sous l'onglet "Journaux", vous trouverez les journaux créés pour chaque nouveau dossier.
Deux journaux sont actifs par défaut : un pour achat et un autre pour vente. Ces journaux sont également créés dans votre logiciel de comptabilité par le biais du connecteur.
Attention : Vous ne pouvez enregistrer sur ces journaux que dans notre plate-forme et non dans le logiciel de comptabilité, faute de quoi la numérotation des propositions d'écritures ne sera plus correcte.
Si vous souhaitez enregistrer sur plusieurs journaux, il faut d'abord les créer dans le logiciel comptable, exécuter une synchronisation et ensuite les activer sur notre plate-forme.
Vous trouverez ci-dessous davantage de précisions sur les colonnes de l'écran "Journaux" :
Paramètres de journaux par dossier
Si des paramètres supplémentaires sont nécessaires pour un dossier donné par rapport à ce qui a été déterminé au niveau du bureau, vous pouvez les spécifier via Configuration/Journaux.
Paramètres supplémentaires pour "Journaux" :
- Format numéro de document : définissez le format du numéro de document s'il s'écarte des paramètres de bureau. Il est important de définir le format idoine avant de lancer le dossier. Cliquez sur le point d'interrogation pour obtenir une explication de la notation à utiliser.
(Voir aussi Quand et comment déterminer le format des numéros de document dans un dossier)
- Numéro de document suivant : Quel numéro de document la prochaine facture d'achat doit-elle recevoir dans le journal des achats correspondant (But : déterminer soi-même le premier numéro d'ordre au lancement d'un dossier).
- Monnaie étrangère : peut-on ou non enregistrer en monnaie étrangère dans ce dossier
Réaliser un journal supplémentaire pour un dossier
Si vous souhaitez créer un journal supplémentaire pour un dossier, vous devez d'abord le créer dans le logiciel de comptabilité puis synchroniser le dossier.
Les journaux du logiciel seront ainsi repris sur notre plate-forme.
Rendez-vous sur "Configuration/Journaux"
- Choisissez journal dans la liste en-dessous puis entrez un alias et une description pour le journal sélectionné
- Indiquez (Oui/Non) si le journal à créer ne sera utilisé que pour les notes de crédit et s'il doit être possible d'enregistrer en monnaie étrangère
- Utilisez la case à cocher "Devant?" si les numéros de facture sont mentionnés de cette manière sur les factures (par exemple 00012019)
- Indiquez la première période comptable durant laquelle il sera permis d'enregistrer
Quand un nouveau journal sera créé, vous pourrez également le sélectionner lors de l'envoi d'une facture à une boîte aux lettres et dans l'écran d'annotation de la liste de travail.
Bloquer un journal pour de nouvelles écritures
Grâce à la fonction “Bloquer le journal” dans la configuration du dossier, vous pouvez (temporairement) bloquer des journaux pour de nouvelles écritures. Le journal peut être débloqué par après et les écritures qui ont été enregistrée à ce journal, peuvent facilement être retrouvées dans l’archive et l’historique.
- Rendez-vous sur Configuration/Journaux
- Dans “Actions”, cliquez sur “x” (Bloquer le journal) pour débloquer un journal. Cliquez sur « Bloqué » pour débloquer le journal.
Lorsque vous bloquez un journal, cela a un impact sur :
- Le portail client : dans un dossier avec plusieurs journaux, l’entrepreneur peut choisir vers quel journal les documents sont envoyés. Rien ne peut être envoyé à un journal bloqué.
- La liste de travail : vous ne pouvez plus sélectionner le journal dans la liste.
Remarque: si vous bloquez un journal et il y a déjà des documents dans la liste de travail, le journal sera coloré en rouge et vous verrez le message “Ce journal est bloqué » dans l’écran d’annotation. Cependant, cela n’empêche pas l’envoi de documents au logiciel de comptabilité.