Lors de la configuration d’un dossier, il est possible de déterminer le(s) gestionnaire(s) de dossier, les utilisateurs du portail client, les périodes comptables, les codes TVA etc.. Certains paramètres peuvent être configurés différemment par rapport aux paramètres de bureau qui sont repris par défaut à l’activation d’un nouveau dossier.
Journaux
Vous pouvez sélectionnez des paramètres supplémentaires pour les Journaux par rapport à ceux qui ont déjà été abordés dans les paramètres de bureau:
- Format nr. doc.: choisissez le format de la numérotation des documents si celui-ci diffère des paramètres de bureau. Il est important de le mettre en place avant le démarrage du dossier. Cliquez sur le point d’interrogation bleu pour plus d’infos concernant la notation.
- Prochain numéro de document: quel numéro de document devra avoir la prochaine facture d’achat dans le journal d’achat concerné (But: choisir vous-mêmes le premier numéro de suivi à la création de dossier).
- Monnaie étrangère: Peut-on comptabiliser en monnaies étrangères dans ce dossier?
Un journal « digital » supplémentaire peut être rajouté si nécessaire. Le journal doit déjà être disponible dans le logiciel comptable:
- Choisissez le journal dans la liste, puis donnez un alias et une description au journal sélectionné
- Indiquez (oui/non) si le journal créé servira seulement pour les notes de crédit et s’il doit être possible d’encoder des monnaies étrangères.
- Indiquez la première période comptable dans laquelle les encodages se feront
- Cochez la case ‘Devant’ si les numéros de factures sont repris de cette manière sur les factures (p.ex. 00012019)
Voir aussi: Journaux
Catégories comptes de résultat/Autres catégories
Via ce menu, il est possible de gérer le schéma de rubriques du dossier.
Le schéma de rubriques contient les paramètres qui font partie des comptes de résultats du dossier. A l’activation d’un nouveau dossier, le schéma du bureau est parcouru pour initier les paramètres du schéma des rubriques. Lors d’ajustements au schéma de bureau, il est possible de réinitialiser le schéma des rubriques dans ce menu.
Les paramètres dans le schéma de rubriques peuvent aider à améliorer l’enrichissement pendant la reconnaissance des factures.
Dans le menu "Autres catégories", il est possible d’indiquer quels autres comptes (non-résultats) peuvent être ouverts pour une annotation. (p.ex. comptes de bilan ou autres comptes du code 4)
Voir aussi l'article: Comment fonctionne le schéma de bureau?
Codes TVA
Vous trouverez ici un aperçu de tous les codes TVA qui sont utilisés pour le dossier concerné. Vous pouvez modifier ou effacer des codes TVA, par type de journal, en appuyant sur l’icône ‘Modifier’ à la fin de la ligne.
-Modifiez la description (l’alias) visible des codes TVA pour ce dossier
-Modifiez le type de TVA (services, biens, investissements,...)
-Modifiez la région du code TVA (national, UE, non-UE)
-…
(Il est préférable de le faire en consultation avec l’équipe support)
Périodes comptables
Via le menu "Périodes comptables", vous trouverez un aperçu des périodes comptables ouvertes et fermées par journal. Via le statut au bout de chaque ligne, vous choisissez manuellement quelles périodes comptables doivent encore être ouvertes ou clôturées.
Lors de la création d’une proposition d’écriture, notre plateforme essaiera toujours d’utiliser la bonne période comptable, à l’aide de la date de facture et de périodes comptables ouvertes.
Utilisateurs
Les utilisateurs du dossier peuvent être créés et gérés ici. Les clients-utilisateurs ont uniquement accès au portail client et pas au module de gestion. Lors de la création d’un utilisateur sur base de son adresse mail, l’utilisateur recevra un e-mail avec ses données de connexion au portail client.
Il y a différents profils disponibles pour un utilisateur. Le profil déterminera son niveau d’accès au portail.
Faites attention au lien avec la Configuration du dossier, qui détermine notamment «l’ampleur» de l’accès au portail.
- Administrator: cet utilisateur a tous les droits dans le portail client et a accès a toutes les données et tous documents du dossier, y compris la gestion des paramètres de dossier
- Full access: cet utilisateur a tous les droits dans le portail client excepté la gestion des paramètres de dossier, et a un accès à toutes les données et documents du dossier.
- Document processing: cet utilisateur peut seulement introduire et modifier les documents, mais n’a pas accès à p; ex. le Dashboard, les rapports ou l’archive.
- Document processing + Archive: cet utilisateur peut introduire et modifier des documents et a également accès à l’archive (mais pas au Dashboard ni aux rapports)
- Full feedback: cet utilisateur ne peut pas introduire ou modifier des documents, mais a accès au Dashboard, les rapports et à l’archive.
- Document Delivery: cet utilisateur peut seulement introduire des documents via le portail client ou l’application mobile. Il ne peut pas modifier ou envoyer des documents et il n’a pas accès au Dashboard, aux Rapports ni à l’Archive.
Collaborateurs et Groupe de clients
A travers la configuration "Collaborateur" et "Groupe de clients" vous pouvez indiquer quels collaborateurs ont accès à ce dossier via le moniteur de Clients Actifs.
- Gestionnaire de dossier:l’ancien gestionnaire (lors de l’activation du dossier), l’éventuel nouveau gestionnaire et les collaborateurs qui ont accès au dossier.
- Groupe de clients: l’ancien Groupe de clients (lors de l’activation du dossier), et l éventuel nouveau Groupe de clients pour ce dossier.
Comptes sur le tableau de bord
Via les "Comptes sur le tableau de bord", il est possible de choisir d’afficher la situation des comptes 4 et 58 dans le bas du Tableau de Bord du portail client. Si cela est activé, il est possible de consulter les détails de ces comptes dans l’Historique.
Apps
Toutes les applications et tous les liens disponibles dans l’app center du portail client peuvent être activés ou désactivées ici.
- Quelques applications par défaut restent toujours actives
- Vous pouvez aussi remplir un URL spécifique pour ce dossier pour une application
Journaux financiers
Via "Journaux financiers” vous pouvez déterminer ce qui sera affiché dans l'onglet "Financier" dans le portail client:
- Quels comptes avec transactions seront visibles
- Si les données CODA seront montrées ou pas
- Sur quelle position le compte sélectionné sera montré dans "Financier"