Wat is een Global Location number?
Een Global Location Number (GLN) is een wereldwijd gestandaardiseerde identificatiecode die gebruikt wordt om locaties /vestigingen/afdelingen uniek en eenduidig te identificeren (voor meer info: zie GS1 Belgium Luxemburg).
Waarom is dat handig in ons platform?
Een GLN zorgt ervoor dat documenten ontvangen via Peppol, toegewezen worden aan het juiste dossier/vestiging/afdeling. De documenten komen dan toe in de aankooppostbus van de entiteit waarvoor het GLN werd geregistreerd. Daarom kan je GLN’s toevoegen aan dossiers.
Belangrijk: het ondernemingsnummer van het dossier dat je via GLN wil registeren moet ook via ons platform met Peppol Direct geregistreerd zijn/worden, en niet via Voila. (Zie ook de FAQ: Registreren op en documenten ontvangen via Peppol).
We onderscheiden hierbij twee gevallen waar je GLNs kunnen toevoegen:
- Organisaties (vb.: bedrijven, instellingen, scholen) met één btw- of ondernemingsnummer en meerdere afdelingen die gebruik maken van hetzelfde dossier. Hier kunnen GLNs aan toegevoegd worden om de afdelingen afzonderlijk te identificeren, zodat documenten die via Peppol verzonden worden, via deze GLNs kunnen ontvangen worden binnen hetzelfde dossier.
- Organisaties met verschillende vestigingen/afdelingen met één btw- of ondernemingsnummeren die voor elke vestiging in ons platform een dossier hebben met een fictief btw- of ondernemingsnummer. Zij kunnen via dit GLN verzekeren dat ze Peppol documenten kunnen ontvangen én dat deze in het correcte dossier terechtkomen.
Hoe gebruik je het GLN om Peppol-documenten te ontvangen?
1. Organisaties met één btw- of ondernemingsnummer en meerdere afdelingen die gebruik maken van hetzelfde dossier.
Aan een dossier met een geldig btw‑ of ondernemingsnummer kan je één of meerdere GLNs (Global Location Number) toevoegen. Zo kan het dossier ook Peppol‑facturen ontvangen op basis van die GLNs.
Alle facturen die via Peppol naar dat GLN worden verstuurd, komen dan automatisch in de aankooppostbus van dit dossier terecht.
Hiervoor is het belangrijk dat je als accountant het GLN invoert voor je klanten. De ondernemer kan dit niet zelf.
Ga naar
- Dossierinstellingen/Dossiergegevens
- Vul de naam van de vestiging/afdeling… in
- Geef het Global Location Number in
- Klik op “Opslaan” onderaan de pagina.
- Nadat de Peppol-registratie gelukt is, vind je de Peppol-ID’s terug in de dossierinstellingen.
- Als het dossier al via Peppol Direct geregistreerd was, dan zal de Peppol-registratie automatisch uitgebreid worden met dit GLN.
- Zoniet, dan zal het ingegeven GLN opgenomen tijdens de Peppol-registratie die opgestart kan worden vanuit het klantenportaal.
2. Organisaties met verschillende vestigingen/afdelingen met één btw- of ondernemingsnummer en die voor elke vestiging in ons platform een dossier hebben met een fictief btw- of ondernemingsnummer.
Sommige dossiers in ons platform hebben een fictief btw- of ondernemingsnummer. In feite gaat het hier om aparte vestigingen van een organisatie met één btw- of ondernemingsnummer. Een dossier met een fictief ondernemingsnummer kan je echter niet aanmelden bij Peppol.
Om ervoor te zorgen dat deze dossiers met fictieve ondernemingsnummers toch documenten via Peppol kunnen ontvangen, kan je een dossier registreren met enkel een GLN.
De hoofdvestiging moet eerst met het btw- of ondernemingsnummer geregistreerd zijn via Peppol Direct. Deze hoofdvestiging heeft normaal gezien een geldig nummer op ons platform en kan dus via het klantenportaal geregistreerd worden, mocht dat nog niet het geval zijn.
Als ook het dossier van de hoofdvestiging een fictief btw- of ondernemingsnummer heeft in ons platform, moet je het eerst registreren via het geldige, echte btw- of ondernemingsnummer vanuit de dossierinstellingen.
Dat doe je zo:
- Ga naar het dossier van de hoofdvestiging met fictief btw-/ondernemingsnummer
- Ga naar Dossierinstellingen/Dossiergegevens
- Klik op “Dossier registreren als Peppol-ontvanger”
- Vul een geldig btw- of ondernemingsnummer in
- Klik op “Registratie starten”
- Registreer het dossier op Peppol door alle velden na te kijken en aan te vullen waar nodig
- Klik op “Volgende”
- Voer (optioneel) één of meerdere GLNs in voor dit dossier. GLNs aan andere dossiers/vestigingen toewijzen is mogelijk in een latere stap.
- Klik op “Volgende”
- Vul een rekeningnummer in
- Het dossier is geregistreerd!
- Klik op “Sluiten”
- Nadat de Peppol-registratie gelukt is, vind je de Peppol-ID’s terug in de dossierinstellingen.
Ter info, een Peppol ID dat begint met
- 0088: is geregistreerd met een GLN
- 0208: is geregistreerd met een ondernemingsnummer
- 9925: is geregistreerd met een btw-nummer
Als het dossier al ergens geregistreerd is, zal je na enkele seconden het bericht krijgen dat je het niet op Peppol kan registreren, tenzij je het eerst uitschrijft op het andere access point.
Om ervoor te zorgen dat de andere vestigingen/afdelingen ook documenten via Peppol kunnen ontvangen, moet je een GLN toevoegen aan elk (sub)dossier.
Je start op dezelfde manier als voor de hoofdvestiging:
- Ga naar het “sub”-dossier met het fictieve ondernemingsnummer
- Ga naar Dossierinstellingen/Dossiergegevens
- Klik op “Dossier registreren als Peppol-ontvanger”
- In het volgende scherm vul je hetzelfde ondernemingsnummer in als voor de hoofdvestiging
- Klik op “Registratie starten”
- Je krijgt vervolgens de melding : “het ingegeven btw- of ondernemingsnummer is reeds gebruikt. Je kan het dossier wel op Peppol registreren via een Global Location Number (GLN). De bestaande Peppol-registratie wordt dan de hoofdregistratie en wordt uitgebreid met dit GLN.”
- Klik op “Dossier registreren via GLN”
- Voeg een GLN toe voor deze vestiging
- Nadat de registratie gelukt is, vind je in de dossierinstellingen de Peppol-registratie terug.
Belangrijk: bij het uitschrijven van een hoofddossier, worden alle daaraan gelinkte dossiers ook uitgeschreven bij Peppol.