Après avoir déterminé les paramètres du bureau, il est possible de définir des paramètres par dossier. Ces paramètres du dossier vous permettent de modifier certains paramètres par rapport aux paramètres du bureau qui sont normalement appliqués à tous les dossiers.
Dans la liste des "Client actifs", sélectionnez le dossier pour lequel vous voulez changer les paramètres et cliquez sur "Paramètres du dossier" ou cliquez sur "Actions" à la fin de de la ligne.
Sous le nom du dossier, il est possible d'ajouter des informations supplémentaires en utilisant des libellés. Dans l'écran "Clients actifs", vous pouvez faire une recherche sur ces libellés.
On traitera les paramètres du dossier suivants:
- Général
- Annoter
- Options avancées
Général
Sélectionnez les paramètres voulus pour le dossier dans l'onglet "Général"
Configuration:
B. Doc. Processing + Archive: Le traitement des documents et l’archive digitale (pas d’autre retour comme le tableau de bord et les rapports)
C. Doc. Processing + Full Feedback: La solution complète du portail client: traitement de dossier et feedback/rapportage (= paramètre par défaut)
D. Full Feedback: Uniquement le feedback (archive, tableau de bord et rapportage)
Afficher les chiffres clés uniquement pour les périodes déjà traitées?: en cochant cette case, les paramètres définis au niveau du bureau sont 'écrasés' pour ce dossier.
Reporting limité: les données financières ne sont pas affichées dans le portail client. Cela peut être intéressant pour les sociétés unipersonnelles ou pour les dossiers dont les journaux financier ne sont que mis à jour que sporadiquement.
Synchronisation de nuit: toutes les nuits le dossier sera synchronisé avec le logiciel comptable. Toutes les adaptations pertinentes dans le logiciel comptable seront transferées vers ClearFacts. Cet option est cochée par défaut.
Désactiver le contrôle des numéros de factures de vente: à travers ce paramètre le contrôle de la séquence et de la cohérence des numéros des factures de vente peut être désactivée (temporairement).
Activer le menu Financier: l’option afin de pouvoir afficher l’onglet Financier dans le portail client. (voir la configuration pour les détails).
Activer le module de paiement: option activée par défaut si vous avez acheté le module de paiement. Ici, vous pouvez désactiver le module pour ce dossier en décochant la case.
Préparer des paiements à partir de la liste de travail?: rend possible la préparation des ordres de paiements pendant le traitement des factures d’achat dans ce dossier.
Confirmer votre choix en cliquant sur le bouton "Sauver".
Annoter
Cliquez sur “Annoter” et choisissez le paramètres voulus pour ce dossier.
Attention : en fonction de divers paramètres tels que les paramètres du bureau, l'activation de certains modules et votre logiciel de comptabilité, certaines options peuvent être présentes ou non.
Schéma du bureau: au cas où il y a plusieurs schémas de bureau, vous sélectionnez ici le schéma souhaité pour le dossier concerné.
Validation par* :
La validation des proposition d'écritures peut être faite par:
Un collaborateur
- Le client envoie ses documents introduits vers la liste de travail du bureau
- Toutes les propositions d'écritures seront crées automatiquement et ensuite elles sont complétées, corrigées et/ou envoyées vers la comptabilité par le collaborateur du bureau
Un collaborateur avec input du client – la liste de travail ‘hybride’
- Le client envoie ses documents introduits pour traitement
- Le client peut ensuite lui-même modifier et corriger les propositions d’écritures dans le portail client
- Toutes les propositions envoyées seront ensuite proposées au collaborateur pour validation dans notre plateforme
- Le collaborateur est le seul à pouvoir envoyer les propositions écritures définitivement vers la comptabilité
Le client
- Le client introduit ses documents dans le portail et peut les modifier dans celui-ci.
- Les propositions d’écritures sont ensuite complétées et/ou corrigées par le client lui-même grâce à une liste de travail au sein de son portail. Elles sont ensuite envoyées vers la comptabilité par le client-même, sans intervention du collaborateur.
- Vous pouvez donner accès au client à la liste de travail avec ses documents divers si vous l'indiquez dans les paramètres de bureau > Comment annoter > "Dossier de contrôle" - cette option sera donc active pour tous vos dossiers de contrôle :
Centraliser depuis la liste de travail :
Cette option fait en sorte que les propositions d’encodage soient immédiatement envoyées vers la comptabilité en tant qu’encodages valides. Les encodages ne recevront plus le statut (temporaire) de "proposition".
Attention: Cette option n’est disponible que pour un nombre limité de logiciels comptables. (Voir aussi : Comment envoyer une proposition d’écriture comme écriture définitive à mon logiciel de comptabilité ?)
Qui peut annoter documents pour ce dossier : déterminez qui peut annoter le dossier. Il s'agit de collaborateurs qui ont accès au dossier.
- Tout le monde ayant accès au dossier
- Accès limité : dans les champs qui apparaissent, remplissez les adresses e-mails des collaborateurs ou le nom des groupes de collaborateurs qui peuvent avoir accès à ce dossier
- Personne (dossier bloqué): personne ne peut annoter le document
- Valeur par défaut pour le dossier : entre parenthèses vous voyez le choix que vous avez fait au niveau des paramètres du bureau
Nombre de jours de SLA : si vous utilisez des SLAs et le nombre de jours pour ce dossier diffère du nombre de jours définis dans les paramètres du bureau, indiquez ici le nombre de jours pour ce dossier
Comptabilité analytique active : si le module analytique est actif pour votre bureau, vous pouvez le (dés)activer ici pour ce dossier(Voir : Comment traiter un dossier analytique?)
Utilliser les véhicules : uniquement disponible pour Adsolut en Winbooks (Voir : Attribuer des coûts à un véhicule)
Dossier et données clients, Enrichir
Dossier et données client: en plus des informations générales concernant le dossier, ici peut être indiqué si le dossier est exonéré de TVA ou pas.
Enrichir:
- A l’aide de ces paramètres, vous pouvez par exemple définir quelle contrepartie notre plateforme doit sélectionner si aucune contrepartie n’est reconnue sur base du numéro de TVA.
- Ici, une société avec plusiers numéros de TVA, peut introduire ses numéros de TVA afin d'éviter qu'ils ne soient reconnus comme contreparties.
- En plus de cela, 4 mots-clés spécifiques peuvent être définis afin d’améliorer la reconnaissance des factures de vente du dossier concerné. (p.ex. Montant de la facture > Prix total)