Lors de la validation des factures, un collaborateur de bureau peut indiquer qu'il a besoin d'une assistance supplémentaire avant de transmettre le document au logiciel de comptabilité.
Des collaborateurs plus expérimentés pourront alors prendre ces documents en charge et éventuellement achever ce qui doit l'être.
1. Activation de la fonctionnalité d'aide
Pour pouvoir utiliser l'action et le statut d'aide, la fonctionnalité doit d'abord être activée au niveau du bureau.
- Rendez-vous sur "Paramètres de bureau/Comment annoter ?"
- Sélectionnez l'option "Utiliser le statut ‘aide’ lors de la validation des propositions d'écriture"
2. Utilisation de la fonctionnalité d'aide
Dès que cette option est sélectionnée, une icône de bouée de sauvetage supplémentaire apparaît dans l'écran d'annotation :
Si vous cliquez dessus,
- Les modifications dans ce document seront enregistrées et le document suivant s'affichera
- Le document passe au statut de "Validation" "Help" dans la liste de travail
Attention : un document sous ce statut ne peut pas être envoyé au logiciel de comptabilité
Pour changer le statut en « Checked », il suffit d'ouvrir le document, de réaliser les changements éventuellement nécessaires et de sauvegarder.
3. Suivi de la fonctionnalité d'aide
Lors de l'activation de cette option au niveau du bureau, Une nouvelle colonne apparaît dans l'écran des clients actifs. Le chiffre indique combien de documents dans la liste de travail ont le statut "Help".
Lorsque vous cliquez sur le chiffre, vous serez envoyé à la liste de travail, qui filtrera automatiquement sur ce statut.
Si vous souhaitez envoyer depuis la liste de travail les documents pour lesquels aucune aide n'a été demandée, vous pouvez les sélectionner à l'aide du filtre en haut de la page et les filtrer en fonction du statut "Checked".
Cochez ensuite en haut de la colonne la case "Select all" pour sélectionner tout ce qui se trouve sous ce statut et appuyez sur le bouton "Envoyer".