Pour un dossier actif, notre plateforme reprend les exercices et les périodes comptables du dossier dans le logiciel de comptabilité. La liste la plus récente des périodes comptables disponibles provient de la synchronisation du dossier.
Si vous ouvrez de nouvelles périodes comptables dans le logiciel de comptabilité, elles seront reprise après synchronisation sur notre plateforme. Il incombe au gestionnaire de dossier de gérer les périodes comptables sur notre plateforme de manière à ce que les périodes comptables actives :
- soient disponibles dans la Liste de travail
- puissent être attribuées lors du traitement des factures en propositions d'écriture
Quand clôturer les périodes comptables ?
1. Si la déclaration de TVA a été préparée pour un dossier
Clôturer immédiatement la période comptable à laquelle la déclaration de TVA se rapporte. Cela empêche que la ou les périodes comptables (clôturées) soient encore attribuées à des factures dont la date du document se situe dans cette ou ces périodes comptables (clôturées). Cela provoque toujours des messages d'erreur et souvent des interventions manuelles pour rectifier la situation.
2. Lors du passage à un nouvel exercice comptable
Lors du passage à un nouvel exercice comptable, il est très important de clôturer les périodes comptables à temps, car la période comptable clôturée appartient toujours à l'année comptable précédente, ce qui affecte également la numérotation des documents.
Comment clôturer les périodes comptables?
On peut clôturer les périodes comptables de deux façons différentes :
1. Vous pouvez clôturer une ou plusieurs périodes comptables dans notre plateforme en saisissant la nouvelle période comptable active lors d'une commande Sync manuelle. La mise en place de la nouvelle période comptable entraîne en effet la clôture de la ou des périodes précédentes.
2. Si la nouvelle période comptable active n'est pas (encore) disponible dans la liste des périodes comptables, vous devez fermer manuellement la ou les périodes comptables clôturées via les paramètres de configuration du dossier.
- Rendez-vous sur Configuration/Périodes comptables
- Cliquez sur la croix en regard d'Actions pour clôturer la ou les périodes concernées. La période obtient donc le statut
Attention : La clôture manuelle des périodes comptables via la configuration se fait par Journal.
Pour certains logiciels comptables, nous prévoyons une clôture automatique de l'exercice lorsque celui-ci est clôturé dans le logiciel lors d'une synchronisation (de nuit).
Si vous voulez envoyer une facture - de la liste de travail vers le logiciel comptable - dont la période comptable a été clôturée, vous verrez un avertissement dans la liste de travail et au moment de l'envoi:
Ouvrir à temps les nouvelles périodes comptables
Si une période comptable a été achevée dans le logiciel de comptabilité, le nouvel exercice ou la nouvelle période comptable doit également être disponible sur notre plateforme.
Assurez-vous que la ou les nouvelles périodes comptables sont ouvertes dans le logiciel de comptabilité.
- Effectuez une synchronisation du dossier concerné sur notre plateforme.
Le logiciel de comptable étant la référence de la comptabilité, notre plateforme ne peut et ne doit pas créer et ouvrir automatiquement de nouvelles périodes comptables tant qu'elles ne sont pas connues dans le logiciel.
Attention : Si la période comptable correspondant à la date document de la facture n'est pas encore disponible sur notre plateforme, la période comptable ouverte la plus récente est automatiquement attribuée.
Si aucune période comptable ouverte n'est disponible, la période comptable sera laissée vide et les factures seront en "Statut Nok".